Informationsmanagement und digitale Transformation: Große Erwartungen, aber zu kleine Schritte

Digitalisierung beginnt buchstäblich mit der Digitalisierung von Dokumenten. Eine Studie von Iron Mountain zeigt, dass deutsche Unternehmen bei den Informationsmanagement-Basics noch Nachholbedarf haben

Hamburg – 8. Mai 2017. Deutschlands Wirtschaft hat große Erwartungen an die Vorteile der Digitalisierung, jedoch sind viele Unternehmen hinsichtlich einer strategischen Implementierung geeigneter Prozesse zurückhaltend [1]. Die Berge an digitalisierten Dokumenten wachsen, aber es fehlt bisweilen am Know-how, um wertvolle Unternehmensinformationen auf optimale Weise zu verwalten. Dies belegt die neue Studie des Archiv- und Informationsmanagementdienstleisters Iron Mountain [2] in Zusammenarbeit mit Arlington Research: in vielen deutschen Unternehmen könnte unzureichendes Informationsmanagement die Vorteile der Digitalisierung verhindern.

Alarmierend ist, dass insgesamt 44 Prozent der befragten Führungskräfte denken, dass die aktuellen Informationsmanagement-Richtlinien ihres Unternehmens den geschäftlichen Anforderungen und denen ihrer Kunden nicht oder nur teilweise gerecht werden. Zudem seien in den Organisationen die Informationen zwar zu 85 Prozent digital vorhanden, aber knapp ein Drittel (29 Prozent) gestand zu, dass keine digitalen Workflows festgelegt seien und erstaunlicherweise sind bei einem Drittel diesbezüglich in den kommenden drei Jahren (33 Prozent) auch keine Veränderungen geplant.

Zudem zeigten sich große Widersprüche bei den Befragten in der Einschätzung der Entwicklung in den vergangenen fünf Jahren: Wenn es um Sicherheit bei Zugriff, Speicherung und Analyse digitaler Informationen geht, sehen 36 Prozent die Verwaltung inzwischen als einfacher an. Anders sieht das dagegen fast die Hälfte (49 Prozent) der leitenden Angestellten, die diese als komplexer und schwieriger einschätzte.

Mangelnde Vorsorge zur Compliance-gerechten Aufbewahrung

Neben der zögerlichen Prozessoptimierung ist speziell auch beim Thema “Aufbewahrungsfristen” für viele Unternehmen offenbar noch Luft nach oben: Obwohl Papierdokumente hinsichtlich eines festgelegten Zeitplans (existiert zu 90 Prozent) besser verwaltet werden als digitale Dokumente (existiert zu 82 Prozent), gibt es in immerhin sieben Prozent aller Fälle gar keine offiziellen Vorgaben für die Aufbewahrung von Papierakten. Im Vergleich dazu haben jedoch doppelt so viele (14 Prozent) der Organisationen keine Fristen für digitale Dokumente. Die Quote derjenigen, die unter den Führungskräften nicht einmal Kenntnis von vorgegebenen Zeitplänen hat, ist hinsichtlich der Informationen in Papierform (3 Prozent) oder im Digitalen (4 Prozent) nahezu gleich. Scheinbar kommt dazu ein organisatorisches Problem mit rechtlicher Relevanz: Ein deutlicher Anteil der Teilnehmer ist nicht sicher, ob die Beseitigung der Dokumente den Unternehmensvorgaben entsprechend erfolgt: 23 Prozent wenn es um die Einhaltung der Fristen für Papiere und gar ein knappes Drittel (29 Prozent) hinsichtlich digitaler Dokumente.

Viele Unternehmensinformationen werden nicht ausreichend geschützt

Strukturelle Defizite beim Informationsmanagement stellen also für Unternehmen ein ebenso großes Risiko in rechtlicher Hinsicht dar wie die drohende Gefahr eines Informationsverlustes: Laut der Angaben bewahrt fast ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen ihre Papierakten im Keller des Geschäftsgebäudes auf , wo sie dem erhöhten Risiko von Brand und Feuchtigkeit ausgesetzt sind.

Generell befassen sich die Unternehmen noch nicht aktiv genug mit dem Schutz ihrer Daten: So beginnt ab 25. Mai 2018 die Anwendbarkeit der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung, jedoch haben 11 Prozent der befragten Führungskräfte sich noch gar keine Gedanken dazu gemacht und 11 Prozent können bisher keine Einschätzung geben, wie sich das auf ihre Informationsmanagement-Strategie auswirkt, was zusammen immerhin über einem Fünftel der Befragten entspricht.

“Trotz dem Verständnis hinsichtlich des Wertes der Unternehmensinformationen – wenn es darum geht, angesichts der Digitalisierung Compliance-gerecht zu agieren oder strategisch Prozesse aufzusetzen, die klar verständlich und einfach zu befolgen sind, versäumen es viele Unternehmen die Vorteile aus der Entwicklung zu schöpfen und in puncto Informationsmanagement vorzusorgen”, so Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

“Zu einer Unternehmenskultur, die Informationen wertschätzt und schützt, tragen beispielhaftes Verhalten der Führungskräfte, regelmäßige Kommunikation und Trainings bei. Die sichere Archivierung von Papierdokumenten und ein Digitalisierungsprogramm für häufig genutzte oder neu erstellte Informationen können helfen, Informationen nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass sie den Datenschutzvorgaben entsprechen”, empfiehlt Börgmann des Weiteren.

Weitere Details und Hintergrundinformationen finden sich unter:
http://www.ironmountain.de/informationsmanagement-studie

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Mittelstand-verzichtet-auf-Beratung-zur-Digitalisierung.html und https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Digitalisierung-der-Wirtschaft-nimmt-Fahrt-auf.html
[2] Iron Mountain (2016). Informationsmanagement und digitale Transformation. Siehe “Über die Umfrage”

Über die Umfrage

Die Umfrage wurde im Auftrag von Iron Mountain von Arlington Research durchgeführt. Dabei wurden insgesamt 512 leitende Angestellte in Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 250 bis mehr als 2000 Angestellten in Deutschland befragt.

Die Teilnehmer stammten aus den Bereichen Rechtswesen, Finanzwesen, Versicherung, Pharmazeutik, verarbeitendes Gewerbe, Versorgungsbetriebe und Technik/Ingenieurswesen mit führenden Positionen in IT, Einkauf, Verkauf, HR, Finanzen sowie Datenschutzbeauftragten. Die Umfrage basiert auf Online-Interviews, die in Oktober 2016 durchgeführt wurden.

Über die Iron Mountain Deutschland GmbH

Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM) ist der global führende Dienstleister für Lösungen im Bereich Archivierung- und Informationsmanagement. Iron Mountain bietet den mehr als 220.000 Unternehmen, die weltweit auf Iron Mountain vertrauen, eine Archivinfrastruktur von über 7,9 Millionen Quadratmetern, verteilt auf mehr als 1.400 Einrichtungen in 46 Ländern, um das zu schützen und zu erhalten, was den Kunden am wichtigsten ist. Das Dienstleistungsportfolio von Iron Mountain umfasst Aktenmanagement, Datenmanagement, Dokumentenmanagement, Rechenzentren, die Lagerung und Logistik von Kunstgegenständen sowie die sichere Aktenvernichtung, um Kunden bei der Verringerung ihrer Lagerkosten, der Einhaltung von Richtlinien, der Notfallwiederherstellung und der effizienteren Nutzung ihrer Informationen zu unterstützen.

1951 gegründet, speichert und schützt Iron Mountain Milliarden von Informationen, darunter kritische Geschäftsdokumente, elektronische Informationen, medizinische Daten sowie kulturelle und historische Gegenstände. Weitere Informationen: www.ironmountain.de

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