Wie Sie Informationsverantwortung Vorantreiben

Themen: Archivmanagement

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Drei Ansätze Zur Erklärung Der Bedeutung Eines Verantwortungsvollen Archivmanagements

Es gibt einfachere Aufgaben, als andere für das Thema Archivmanagement zu begeistern. Unumstritten ist jedoch die Tatsache, dass ein fundierter Aufbewahrungsplan für Ihre geschäftskritischen Dokumente von grundlegender Bedeutung ist, um ein robustes und zuverlässiges Archivmanagement und somit das nachhaltige Bestehen Ihres Unternehmen sicherzustellen.

Eine solide Strategie, ein gut durchdachter Plan und klare Ziele sind grundlegend für Ihren Erfolg. Aber auf dem Weg dahin dürfen Sie eines nicht aus den Augen verlieren: Ihre Mitarbeiter. Nur mit ihrer aktiven Unterstützung hat Ihr Programm eine wirkliche Chance auf Erfolg. Wie binden Sie Ihre Mitarbeiter bestmöglich in Ihr Archivmanagementprogramm ein, damit Sie Ihre Ziele erreichen?

Definieren Sie Metriken

Wenn es darum geht, Führungskräfte und Mitarbeiter von Ihrem Programm zu überzeugen, können Sie leicht in die Defensive geraten. Aber Informationsmanager sollten immer klar und überzeugend auftreten. Zurückhaltung und Unsicherheit ist wenig hilfreich. Legen Sie fest, welche Faktoren wie gemessen werden. So können Sie Ihren Kollegen auf verständliche Art und Weise erklären, warum Veränderungen notwendig sind. Außerdem können Sie so bei Budgetverhandlungen mit statistisch untermauerten Argumenten punkten.

Key Performance Indicators (KPIs) helfen, Fortschritte zu zeigen und zu messen. Bedenken Sie bei der Festlegung der KPIs für das Archivmanagement Folgendes:

  • KPIs sollten sich an den geplanten Zielen orientieren
  • KPIs sollten realistisch sein
  • Die einzelnen Schritte zum Erreichen der KPIs sollten umsetzbar sein.

Mit Menschen Arbeiten

Die Aufbewahrung und Vernichtung von Archivmaterial basiert auf Richtlinien. Und Richtlinien sind ein formeller Geschäftsprozess. Steigern Sie das Bewusstsein Ihrer Mitarbeiter durch Schulungsunterlagen, die genau auf ihre Geschäftsbereiche zugeschnitten sind. So bekommen Sie auch ein besseres Gespür dafür, was funktioniert und was nicht funktioniert. Bei der Planung von Schulungen gibt es keinen Königsweg: Manche kommen mit Online-Schulungen gut klar, andere bevorzugen die klassische Präsenzschulung. So eignet sich für Kundenserviceteams ein eher formelles Training über die Verwaltung von Kundeninformationen, das regelmäßig aufgefrischt wird, während für andere Geschäftsbereiche ein anderer Ansatz sinnvoller ist.

Vergessen Sie nicht:

  • Veränderungen im Job sind wichtig
  • Sie benötigen in jedem Geschäftsbereich Menschen, die die Verantwortung für die Informationen übernehmen
  • Verlangen Sie nicht zu viel auf einmal

Pflegen Sie Einen Stetigen Dialog Mit Vorgesetzten Zum Thema Mitarbeiterschulungen

Eine solide Strategie, wohldurchdachte Planung und klare Ziele sind maßgeblich für Ihren Erfolg.

Aber es gibt eine weitere Herausforderung, die Sie berücksichtigen sollten: Die Menschen in Ihrem Umfeld.

Richtlinien Für Menschen

Richtlinien sind das Rückgrat jeder Planung. Und Kommunikation ist die Grundlager jeder Veränderung. Aber die Wahrheit ist: Sie können Menschen viel erzählen. Ob sie Ihnen wirklich zuhören, ist eine ganz andere Frage. Um Bewusstsein zu wecken, müssen Sie dafür sorgen, dass das, was Sie erreichen möchten, für Ihre Mitarbeiter auch tatsächlich relevant ist. Und Sie müssen es möglichst menschlich vermitteln. So kann es beispielsweise wichtig sein zu erwähnen, welche Strafzahlungen bei Non-Compliance drohen, und dass Archivmaterial, das über die Aufbewahrungsfrist hinaus gelagert wird, Platz im Archiv blockiert, Geschäftsprozesse behindert und außerdem ein Datensicherheitsrisiko darstellt. Verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sämtliche Prozesse beim Archivmanagement von Belang sind und somit jeder Einzelne eine Mitverantwortung trägt.

Verdeutlichen Sie, dass ein Aufbewahrungsplan notwendig ist und die Verantwortung bei den Menschen und den Prozessen liegt.

  • Fangen Sie während der Eingewöhnungsphase der Mitarbeiter an
  • Stellen Sie Manager ein
  • Denken Sie daran, dass Ihre
  • Teams unterschiedlich lernen

Schauen Sie Sich Ein Video Anstatt Einer Präsentation

Sobald Sie Ihre Teams von Ihren Ideen überzeugt haben, können Sie noch andere Kommunikationsstrategien ausschöpfen.

  • E-Mails können hilfreich sein. Aber Sie sollten die Aufmerksamkeit auch auf andere Weise wecken. Lassen Sie beispielsweise Maus-Pads verteilen, auf denen der Aufbewahrungsplan und eine Internetadresse zu sehen sind.
  • Eine Empfangsbestätigung kann helfen, Feedback zu sammeln.
  • Und Ihre Archivmanagementrichtlinien können auch auf Postern, Kaffetassen oder laminierten Factsheets veröffentlicht werden.

Humor und Relevanz sorgen für Aufmerksamkeit und erinnern Ihre Mitarbeiter daran, dass Archivmanagement ein wichtiges Thema ist.

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