Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse Durch Digitalisierung

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Ind Ihre Geschäftsprozesse

Bei papierbasierten und somit meist zeitaufwendigen Prozessen ist die Antwort fast immer „nein“. Nicht mehr zeitgemäße Geschäftsprozesse verursachen enorme versteckte Kosten, sind anfällig für Fehler, Datenverluste, Probleme bei Ausnahmefällen und sind schwer zu kontrollieren.

Wir bei Iron Mountain sind überzeugt, dass Ihre papierbasierten Prozesse ein großes Potential haben, die Effizienz im Unternehmen zu erhöhen und gleichzeitig Transparenz und Kontrolle zu verbessern. Wir bieten genaue, effiziente und sichere Informationserfassung und ‑bearbeitung. Mit unserer Dienstleistung erhalten Sie vollständige Kontrolle über Ihre Unternehmensinformationen, egal ob physisch oder digital und wir unterstützen Sie bei der Einhaltung von Branchen- und Rechtsvorschriften. Wir schaffen für Ihr Unternehmen einen Mehrwert, ganz gleich, ob Sie bereits in ein internes Dokumentenmanagementsystem investiert haben oder neue Wege zur Steigerung der Effizienz in Ihrem Unternehmen beschreiten möchten.

Unsere Dienstleistungen

Wir unterstützen Sie dabei, sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, indem wir papierbasierte Geschäftsprozesse vereinfachen.

Digitale Rechnungsverarbeitung

Durch eine schnellere Bearbeitung profitieren Sie von Skonti für prompte Zahlungen und vermeiden Gebühren für Zahlungsverzögerungen. Wir liefern Ihnen Informationen über Zahlungsziele, sodass Sie Rechnungen priorisieren können.

Digitale Auftragsverarbeitung

Durch die Digitalisierung Ihres Auftragseingangs beschleunigen Sie den Eingangsprozess Ihrer Kundenaufträge, können proaktiv auf Servicefehler reagieren und so die Erwartungen Ihrer Kunden übertreffen.

Digitales Vertragsmanagement

Ein digitalisiertes Vertragsmanagement ermöglicht Ihnen eine Übersicht über all Ihre Verträge, deren Inhalte und stellt die Einhaltung von Kündigungsfristen sicher. Autorisierte Abteilungen und Mitarbeiter haben jederzeit standortunabhängigen Zugriff auf die jeweils aktuellste Version der Verträge.

Ablauf Der Digitalisierung

Eingang von Unterlagen

  • Dokumenteneingang
  • Postfach
  • Abholung bei Ihnen vor Ort

Extrahieren Von Informationen

  • Scannen
  • OCR – Optical Character Recognition (Volltexterkennung)
  • Manuelle Datenerfassung

Qualitätskontrolle

  • 100%ige Image-Kontrolle
  • Stichprobenkontrolle beim Abgleich von Image und Original
  • Überprüfung der OCR-Erkennung

Ihre Vorteile

In einer immer komplexer werdenden Welt sind Unternehmen und Behörden einem kontinuierlichen Kostendruck ausgesetzt und müssen die Effizienz steigern. Dabei müssen sie hohe Qualitätsstandards einhalten, um stets umfangreicheren Gesetzen und Vorschriften gerecht zu werden und in einem wettbewerbsintensiven globalen Markt erfolgreich zu bestehen. Dabei unterstützt Sie Iron Mountain.

Wirklich Zu 100% Effizient?

Digitale Personalakte

Durch die Abfrage von speziellen Qualifikationen von Mitarbeitern können interne Talente schnell identifiziert werden. Im Vergleich zur herkömmlichen Aktenhaltung benötigen Sie wesentlich weniger Zeit für die Suche nach Inhalten. Der Zugriff kann auch standortunabhängig erfolgen, unter Gewährleistung des Datenschutzes.

Digitale Kredit- und Forderungsakten

Kreditakten in digitaler Form ermöglichen Ihnen ein optimales Forderungsmanagement und eine hohe Servicequalität gegenüber Ihren Kunden. In Kombination mit einer externen physischen Aufbewahrung stellen Sie sicher, dass trotz der Digitalisierung, bedeutsame Dokumente wie Verträge oder vereinbarte Tilgungspläne dauerhaft im Original verfügbar sind.

Digitale Studiendokumentation

Die Dokumentation von klinischen Studien ist Grundlage für die Zulassung und den Vertrieb von Medikamenten in der Pharmaindustrie. Die digitalen Dokumente ermöglichen autorisierten Mitarbeitern standortunabhängigen Zugriff. Im Fall eines Audits können Sie schnell und optimal Auditoren mit Informationen versorgen und die Studiendokumentation im Original bei Bedarf zur Verfügung stellen.

Digitale Mandantenakten

Für Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien bedeutet ein digitales Akten- und Wissensmanagementsystem eine enorm hohe Produktivitätssteigerung im Kanzleiprozess. Es ermöglicht Ihnen das mobile Arbeiten vom Gericht und der Kanzlei aus. Somit erhöhen Sie die Servicequalität gegenüber Ihren Mandanten und verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit. Gleichzeitig schaffen Sie Platz und sparen teure Mietkosten für Papierarchive.

Digitale Patientenakte

Die digitale Patientenakte zentralisiert alle medizinischen Dokumente eines Patienten und bietet Ärzten und Pflegepersonal einen optimalen, umfassenden Überblick zum Gesundheitszustand. Damit ist die bestmögliche und schnelle Versorgung sichergestellt. Gleichzeitig wird die digitale Patientenakte auch im Verwaltungsbereich eingesetzt, um z. B. dem Medizinischen Dienst der Krankenversicherung in der vorgeschriebenen Zeit den Zugriff auf die Patientendokumentation zu gewähren.

Übertragung

  • Übermittlung der Images mit Indexdaten zur weiteren Bearbeitung (per SFTP Download oder verschlüsseltem Datenträger)

Berichte

  • Leistungsberichte
  • Qualitätsberichte

Archivierung

  • Effiziente Verwaltung und Schutz sowohl für Ihre physischen als auch für Ihre elektronischen Unterlagen
  • Indexierung der physischen Unterlagen für schnellen Zugriff
  • Sichere Vernichtung
  • Durch Zeitersparnisse können sich Ihre Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
  • Wir helfen Ihnen, Ihre Gesamtprozesskosten zu reduzieren.
  • Ein standardisierter Ansatz über verschiedene Länder und Tochterfirmen hinweg erhöht die Transparenz (z.B. bei Betriebskostenanalysen) und ermöglicht Ihnen fundiertere Unternehmensentscheidungen.
  • Das regelmäßige Berichtswesen ermöglicht die Identifizierung von Engpässen und kontinuierliche Verbesserungen.
  • Ein schneller Zugriff auf Ihre Geschäftsunterlagen optimiert die Effizienz und Sicherheit. Elektronische Unterlagen können schnell online abgerufen werden, außerdem bieten wir Ihnen nach Bedarf einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Originalbelege.
  • Alle Dokumente sind im Rahmen einer lückenlosen Nachweiskette nachzuverfolgen.
  • Wir schützen Ihre Daten durch unsere strengen Sicherheitsstandards.

Ein Partner, Dem Sie Vertrauen Können

Unser Kundenspektrum reicht von kleinen Kanzleien, mittelständischen Unternehmen, Behörden und Regierungsabteilungen bis hin zu den weltweit größten Firmen sowie Banken und Fluggesellschaften.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens und der Branche – wir helfen Ihnen, Ihre Effizienz zu optimieren.

Was Spricht Für Iron Mountain?

Umfassende Dienstleistungen, nahtlos integriert

Mit unserer langjährigen Erfahrung in der digitalen Gestaltung von Geschäftsprozessen bieten wir ganzheitliche Lösungen. Digitale Unterlagen können schnell online abgerufen werden. Außerdem bieten wir Ihnen nach Bedarf einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf Ihre Originalbelege.

Sicherheit

Wir verfügen über hochsichere Einrichtungen, Teams, die einer strengen Sicherheitsprüfung unterzogen wurden, sowie eine lückenlose Nachweiskette. Diese Standards gewährleisten, dass sich Ihre Informationen – und die Ihrer Kunden – stets in sicheren Händen befinden.

Globales Netzwerk, lokaler Service

Wir sind ein globales Unternehmen mit lokaler Präsenz. Wir haben in ganz Europa Zentren aufgebaut, die die Umsetzung unserer Qualitätsstandards vor Ort gewährleisten. Unsere Vertreter in Ihrer Region stehen Ihnen zur Seite, damit Ihre Geschäftstätigkeit stets reibungslos abläuft. Wenn Ihr Unternehmen global expandiert, können wir Sie weltweit unterstützen. Iron Mountain verfügt über mehr als 1.000 Standorte in Europa, Amerika, Asien und Australien.

Eine bewährte Marke

Dank unseres Fachwissens und unserer finanziellen Stabilität seit über 60 Jahren ist Iron Mountain Service-Partner rund um das Informationsmanagement bei bereits 95% der Euro Stoxx 50- und 85% der FTSE 100-Unternehmen.

Flexibler Ansatz

Unser Expertenteam arbeitet eng mit Ihnen zusammen. So können wir unsere Dienstleistungen auf Ihre internen Systeme zuschneiden und sie stets an sich verändernde Bedürfnisse anpassen.