Sensible Unterlagen Erfordern Sichere Archivierung

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Iron Mountain bietet BAE Systems die Sicherheit, dass geheimhaltungspflichtige Dokumente zuverlässig verwahrt werden

Herausforderung: Durch die Archivierung von Unterlagen an zahlreichen Standorten mit unterschiedlicher Qualität können Dokumente verloren gehen oder beschädigt werden
Lösung: Die Auslagerung des Archivmanagements an Iron Mountain sorgt für Sicherheit und Integrität sensibler Unterlagen
Mehrwert: Kundenvertrauen durch professionelle und geprüfte Mitarbeiter und schnelle Bereitstellung von Belegen

Kunde

Als eines der weltweit führenden Unternehmen im Verteidigungssektor konstruiert und fertigt BAE Systems Produkte für die Streitkräfte in der Luft, an Land und auf See an. Das Unternehmen mit Hauptniederlassung in Farnborough, Hampshire, beschäftigt über 100.000 Mitarbeiter weltweit und beliefert Kunden in mehr als 100 Ländern mit modernsten Produkten und Dienstleistungen.

Herausforderung

Im Jahr 2004 erkannte der Geschäftsbereich Military Aircraft von BAE Systems ein mögliches Problem: Nicht aktiv genutzte Papierunterlagen wurden an verschiedenen Standorten archiviert – z. B. in Regalen oder großen Containern. Dies führte zu Schwierigkeiten beim Abruf der Unterlagen. Hinzu kam die Gefahr eines Verlusts oder einer Beschädigung der Dokumente. Darüber hinaus musste BAE Systems sicherstellen, dass die Verwaltung von Papierunterlagen allen Anforderungen der Kundenverträge entsprach.

"Kundenvertrauen ist in unserem Geschäft entscheidend. Iron Mountain ist ein vertrauenswürdiger Partner, der uns hilft, die Sicherheitsüberprüfung des Betriebes beim Verteidigungsministerium ("List-X-Status“) aufrechtzuerhalten.

Chris Sumner
Informations- und Medienmanager
BAE Systems

2005 organisierte der Geschäftsbereich Military Aircraft von BAE Systems daher eine Ausschreibung, mit der sechs Unternehmen zur Angebotsabgabe über eine Komplettlösung aufgefordert wurden. Den Zuschlag für einen Fünf-Jahres-Vertrag erhielt Iron Mountain. Chris Sumner, Informations- und Medienmanager Military Aircraft, erinnert sich: "Wir entschieden uns für Iron Mountain, weil sie als einziges Unternehmen einen umfassenden Service bieten konnten. Durch ihre große Präsenz in Großbritannien war immer eine Niederlassung von Iron Mountain in der Nähe.“

Die Unterlagen, die Iron Mountain für BAE Systems archivieren sollte, reichten von nicht klassifizierten Dokumenten bis hin zu geheimen Papieren. "Iron Mountain konnte zeigen, dass ihre Prozesse und Einrichtungen unseren anspruchsvollen Anforderungen entsprechen“, erläutert Chris Sumner.

Lösung

Die von Iron Mountain für Military Aircraft konzipierte Lösung umfasst spezielle Vor-Ort-Teams von drei Mitarbeitern in Warton bzw. zwei Mitarbeitern in Farnborough. Diese Experten verwalten den gesamten Prozess einschließlich Indexierung, Strichcodes, Verpackung, Archivierung, Abruf und Transport. Darüber hinaus bieten sie mit einem Front Desk Beratung und Unterstützung.

Unterstützt wird die Lösung durch das Online-Kundenportal IM Connect von Iron Mountain. Das System ist für befugte Mitarbeiter von BAE Systems über deren Desktop zugänglich und ermöglicht die Lokalisierung und Anforderung archivierter Dokumente. Chris Sumner erklärt: "In dem unwahrscheinlichen Fall, dass ein Mitarbeiter ein Dokument nicht identifizieren kann, ruft er einfach das Iron Mountain-Team vor Ort an, das diese Aufgabe dann für ihn übernimmt.“

Paul Foster, Leiter Business Services für BAE Systems bei Iron Mountain, erläutert: "Selbst wenn eine unbefugte Person Zugang zu dem System hätte, könnte sie nur neunstellige Strichcodes sehen, nicht aber den Inhalt von Unterlagen.“

Die meisten Dokumente, die Iron Mountain für BAE Systems verwaltet, sind geheime Unterlagen oder Dokumente nur für den Dienstgebrauch. Davon befinden sich rund 200.000 Kubikfuß in den Archiven von Iron Mountain, die allen geforderten Standards entsprechen.

"Wir entschieden uns für Iron Mountain, weil sie als einziges Unternehmen einen umfassenden Service bieten konnten. Durch ihre große Präsenz in Großbritannien war immer eine Niederlassung von Iron Mountain in der Nähe. Iron Mountain konnte beweisen, dass ihre Prozesse und Einrichtungen unseren anspruchsvollen Anforderungen entsprechen.“

Chris Sumner
Informations- und Medienmanager
BAE Systems

Für Unterlagen, die einer stärkeren Geheimhaltungspflicht unterliegen, nutzt Iron Mountain hingegen ein Hochsicherheitsarchiv von 2.500 Kubikfuß. Dieses Archiv ist ausschließlich für BAE Systems bestimmt, und die Mitarbeiter von Iron Mountain, die hier tätig sind, wurden natürlich vom Verteidigungsministerium geprüft. Beim Transport der Unterlagen zu dem Sicherheitsarchiv zu BAE Systems oder umgekehrt kommen Fahrzeuge mit einer zweiköpfigen Besatzung zum Einsatz.

Datenträger wie Magnetbänder von Testflügen, die leicht beschädigt werden können, lagert Iron Mountain in einer kontrollierten Umgebung.

Entsprechend den Bestimmungen von BAE Systems zur Aufbewahrung und Vernichtung von Aufzeichnungen katalogisiert Iron Mountain die Firmenunterlagen gemäß den gesetzlich geltenden Aufbewahrungsfristen. Danach werden diese Dokumente sicher vernichtet. Auch die kürzlich erfolgte Stillegung eines Flugzeuges (Harrier Jet) und die Stornierung eines Projekts ("Nimrod“) machten die Vernichtung zahlreicher Unterlagen erforderlich.

Mehrwert

Zum Nutzen der Beziehung erklärt Chris Sumner: "Kundenvertrauen ist in unserem Geschäft entscheidend. Iron Mountain ist ein vertrauenswürdiger Partner, der uns hilft, die Sicherheitsüberprüfung des Betriebes beim Verteidigungsministerium („List-X-Status“) aufrechtzuerhalten." Dieses Vertrauen gilt auch im Hinblick auf die Verfügbarkeit und Integrität von Unterlagen. BAE Systems benötigt archivierte Unterlagen innerhalb von 24 Stunden und Iron Mountain kann diese Anforderung nachweislich zu 100 Prozent erfüllen. So bietet Iron Mountain heute sichere Archive mit beschränktem Zugang, kontrolliertem Raumklima, Feuerlöscheinrichtungen und Hochwasserkontrolle.

Für globale Verträge in der Rüstungsindustrie ist es entscheidend, Regierungsbehörden oder Untersuchungsstellen geforderte Nachweise so schnell wie möglich vorzulegen. Iron Mountain unterstützt BAE Systems dabei, dieser Anforderung gerecht zu werden. "Mit Iron Mountain können wir Dokumente gesetzlich sperren, sodass sie sich nicht vernichten oder verändern lassen“, so Sumner.

Ein weiterer Beleg für das gegenseitige Vertrauen ist die Tatsache, dass der Vertrag gerade für weitere fünf Jahre verlängert wurde. Chris Sumner fasst zusammen: "Andere Abteilungen von BAE Systems wie Land Systems, Surface Ships und Submarines haben erkannt wie erfolgreich wir arbeiten und erwägen nun ebenfalls eine Lösung von Iron Mountain.“