Ministerium für Umwelt, Ernährung und Landwirtschaft (DEFRA)

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Ministerium Für Umwelt, Ernährung Und Landwirtschaft (Defra)

 Schutz Des Öffentlichen Interesses

Mit der Auslagerung des Informationsmanagements an Iron Mountain spart DEFRA Kosten und schont die Umwelt.

Herausforderung:

Nach der Schließung von Gebäuden in London musste sich das DEFRA um den Verbleib hunderttausender Akten kümmern

Lösung:

Auslagerung der Aktenarchivierung, des -zugriffs und der -vernichtung an Iron Mountain - mit zusätzlicher Sicherheit beim Dokumententransport

Mehrwert:

Verbesserter Kundendienst dank schnellerer Bearbeitung und umweltfreundlicher Prozesse durch Online-Zugang; Ersparnis von 264.400 EUR pro Jahr mit einem Projekt

Kunde

Das britische Ministerium für Umwelt, Ernährung und Landwirtschaft (Department for Environment, Food and Rural Affairs, DEFRA) ist für die Bereiche Klimawandel und Ernährungssicherheit zuständig und überwacht den Agrarund Fischereisektor. Das Ministerium stellt komplexe Anforderungen an das Informationsmanagement. Wie alle Organisationen des öffentlichen Sektors sucht es laufend nach Möglichkeiten, seine Kosten zu senken. Angesichts der anstehenden Schließung eines seiner größten Gebäude in Hayes, Middlesex, hat das DEFRA eine Prüfung des Archivierungsbedarfs angestoßen. Aufgrund veralteter manueller Prozesse und einem Bestand von 500.000 Unterlagen konnte die Suche nach einer einzigen Akte 30 Minuten und mehr in Anspruch nehmen, was sich negativ auf Produktivität und Kundenservice auswirkte. Hinzu kam: Alte Akten, die in Hayes abgelegt waren, mussten zur Prüfung an einen anderen Standort fast 1.000 km weit weggeschickt werden – um zu entscheiden, ob diese aufbewahrt, vernichtet oder an das nationale Archiv gesendet werden sollten. Das DEFRA beschloss, Iron Mountain mit diesem Projekt zu beauftragen. Der Umzug des Archivs wurde pünktlich innerhalb der engen Zeitvorgaben realisiert. Das Budget wurde ebenfalls eingehalten, und es kam lediglich zu minimalen Unterbrechungen.

 Herausforderung

Nach einer Effizienzstudie im Jahr 2005 bat das DEFRA Iron Mountain dann, die Verwaltung der Dokumente zu übernehmen, die zuvor in dem Gebäude bei der London Bridge aufbewahrt wurden. Damit wurde das ausgelagerte Archiv um weitere 200.000 Akten erweitert. Im Zuge des London Estate Reduction Programme der britischen Regierung im Jahr 2007, beauftragte das DEFRA Iron Mountain dann auch mit der Verwaltung der Unterlagen, die sich in seinem letzten eigenen Archiv in Vauxhall befanden. Hinzu kamen Akten aus anderen Büros in London, die geschlossen werden sollten. Gleichzeitig beauftragte das Ministerium Iron Mountain mit der sicheren Vernichtung der Unterlagen, um die Vorteile eines einzigen Anbieters zu nutzen und die operativen Risiken zu senken.

Mike Kaye, Leiter der Archivdienste des DEFRA, erklärt: „Die gute Geschäftsbeziehung zwischen Iron Mountain und dem DEFRA belegt die Effizienz und den Erfolg unserer Dokumentenmanagementsysteme. Iron Mountain hat die Ziele des Ministeriums und deren Mitarbeiter verstanden und konnte uns so hilfreiche Lösungsmöglichkeiten eröffnen. Sie unterbreiten kontinuierlich Vorschläge zur Verbesserung unserer Effizienz. Dank ihrer Expertise stellen selbst die umfangreichen Workflows des DEFRA kein Problem für sie dar.“

Lösung

Im Rahmen dieser Projekte wurde das britische Ministerium einer der Erstanwender des neuen Iron Mountain Portals, mit dem Unternehmen ihre Informationen online verwalten können. „Das Online-Portal bietet uns echte Verbesserungen. Hierzu zählen die leistungsfähigen Suchfunktionen, die einfache Bestellung und die Mitarbeiterschulung“, so Mike Kaye. „Iron Mountain hat uns zugehört und unser Feedback umgesetzt. Das zeigt die Integrität unserer Geschäftsbeziehung.“ Gleichzeitig hat Iron Mountain durch die Einführung einer durchgängigen GPS-Verfolgung und einer lückenlosen Nachweiskette für mehr Sicherheit und Verantwortung gesorgt. Damit sind die Unterlagen des DEFRA während des Transports deutlich besser geschützt. Durch den Aufbau einer effektiven Geschäftsbeziehung ist Iron Mountain für das DEFRA zu einem bewährten Berater in Fragen des Informationsmanagements geworden. „Iron Mountain zwingt uns zu nichts“, berichtet Mike Kaye. „Man ist immer bereit, Ideen zu besprechen, um die Qualität zu erhöhen, den Kundendienst zu verbessern und unsere geschäftlichen Anforderungen schnell zu erfüllen. Damit ist Iron Mountain zu einem geschätzten Teil des DEFRA geworden. Angesichts dieser erfolgreichen Partnerschaft überrascht es nicht, dass das DEFRA seine Verträge mit Iron Mountain kürzlich verlängert hat.“

Mehrwert

Insgesamt profitiert das DEFRA von mehr Effizienz bei der Gebäudenutzung und dem Personaleinsatz. Heute durchsuchen wir hunderttausende vollständig indexierte Akten nicht mehr in 30 Minuten, sondern in 30 Sekunden. Mit der Verabschiedung des britischen Freedom of Information-Gesetzes im Jahr 2004 wurden Effizienz, schneller Informationszugang und die sichere Dokumentenarchivierung Geschäftsziele des DEFRA, die Iron Mountain mit seinen Lösungen unterstützt. Trotz der Größenordnung des Projekts „London Bridge“ kam es zu keiner einzigen Kundenbeschwerde. Aufgrund der jährlichen Ersparnis von 264.400 EUR durch die Auslagerung an Iron Mountain wird sich das Projekt schon in etwas mehr als vier Jahren amortisiert haben. Am Standort Vauxhall und in anderen Niederlassungen wurden erhebliche Mengen an Dokumenten aufbewahrt. Deren Verlagerung in die Einrichtungen von Iron Mountain dauerte 12 Wochen. Durch die Geschwindigkeit und Effizienz, mit der Iron Mountain das Projekt durchführte, konnte das DEFRA das Gebäude räumen, bevor ein neuer Mietvertrag unterzeichnet werden musste – was zu Einsparungen in Höhe von etwa 830.000 EUR führte. Die Verlagerung wurde sechs Wochen früher als geplant abgeschlossen, und trotz der Komplexität des Projekts war kein einziges Dokument länger als 72 Stunden nicht verfügbar. Die Möglichkeit der Online-Darstellung von Informationen aller Akten und einer Vorab-Bewertung des geschäftlichen und historischen Werts von Unterlagen trägt zudem zum Umweltschutz bei. Gemeinsam mit der häufigeren Prüfung von Auszügen sorgt dies für eine erhebliche Verringerung unseres CO2- Ausstoßes, der durch die 600-MeilenFahrten zwischen Hayes und Alnwick verursacht wurde.