HISPASAT

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Digitalisierung Optimiert Dokumentenverwaltung Bei Satellitenbetreibergesellschaft

Mit Hilfe von Iron Mountain steigert HISPASAT seine Effizienz und Produktivität und zieht in neue Räume im Zentrum von Madrid um

HERAUSFORDERUNG:

Reduzierung des Papieraktenbestands, um neue Prozesse und Werkzeuge für die Dokumentenverwaltung einzuführen und in kleinere Geschäftsräume umzuziehen

LÖSUNG:

Umfassende Digitalisierung, sichere Vernichtung aller nicht benötigten Papierunterlagen sowie Umlagerung der verbleibenden Unterlagen in ein sicheres Archiv

NUTZEN:

Kostensenkung, flexiblere, nachhaltigere und sicherere Dokumentenverwaltung, reibungsloser Umzug in neue Geschäftsräume und gleichzeitige Reduzierung des Papieraktenaufkommens um 95 Prozent

Kunde

HISPASAT ist eine spanische Betreibergesellschaft für Kommunikationssatelliten. Das Unternehmen ist verantwortlich für die Bereitstellung von mehr als 1.250 Fernseh- und Radiosendern sowie Internetzugängen und ist einer der Marktführer für die Ausstrahlung von Inhalten in spanischer und portugiesischer Sprache. Das Unternehmen ist auf der iberischen Halbinsel stark vertreten und ist der viertgrößte Satellitenbetreiber in Lateinamerika.

Herausforderung

HISPASAT ist seit mehr als 24 Jahren als Satellitenbetreiber auf dem Markt und in dieser Zeit haben sich große Mengen an Unterlagen angesammelt. Technische Dokumentationen oder Unterlagen zu Ausschreibungsverfahren umfassen beispielsweise oft mehrere hundert Seiten, die früher außerdem noch mehrfach kopiert wurden, um sie im gesamten Unternehmen verfügbar zu machen. Diese ganzen Unterlagen konnten in den alten Geschäftsräumen des Unternehmens, der Calle Gobelas in Madrid, problemlos untergebracht werden.

Doch im Jahr 2013 begann das Unternehmen damit, seine Dokumentenverwaltung durch Umstrukturieren effizienter und nachhaltiger zu gestalten. Gleichzeitig beschloss HISPASAT, den bisherigen Unternehmenssitz vom Außenbezirk von Madrid in die Innenstadt zu verlegen. Aus Platzgründen musste das Papieraktenaufkommen daher deutlich reduziert werden.

“Wir haben uns für Iron Mountain entschieden, da sie Experten für die Lösung solcher Probleme sind. Sie verfügen über mehr als 60 Jahre Erfahrung und erwiesen sich als wesentlich flexibler als ihre Mitbewerber“

Alberto Uttranadhie Martín Dokumentar HISPASAT

Lösung

Das Unternehmen begann mit einer Überprüfung und konnte im Verlauf etwa 50 Prozent der über die Jahre angesammelten Unterlagen entsorgen, da diese nicht mehr aktuell oder nicht mehr relevant waren. Doch auch jetzt mussten noch 230 Meter Akten untergebracht werden. Iron Mountain® wurde gebeten, ein formelles Angebot für die Digitalisierung der verbleibenden Dokumente zu erstellen. Insgesamt wurden drei Angebote von verschiedenen Anbietern eingeholt. Alberto Uttranadhie Martín, verantwortlich für die Dokumentation in der technischen Abteilung von HISPASAT, erklärt:“Wir haben uns für Iron Mountain entschieden, da sie Experten für die Lösung solcher Probleme sind. Sie verfügen über mehr als 60 Jahre Erfahrung und erwiesen sich als wesentlich flexibler als ihre Mitbewerber.“

Die Zeit drängte, und so begann das Iron Mountain-Team direkt nach Vertragsunterzeichnung damit, die Unterlagen für die Auslagerung zu verpacken.

Sie wurden zur Weiterverarbeitung in ein Sicherheitsarchiv von Iron Mountain gebracht. Anschließend mussten weitere Papierakten aus dem HISPASAT-Kontrollzentrum in Arganda del Rey auf der anderen Seite von Madrid abgeholt werden, das dieses Zentrum grundlegend renoviert werden sollte. “Alles in allem sammelte Iron Mountain mehr als 830 Archivboxen in etwas mehr als 20 Tagen ein“, berichtet Martín.

Die Unterlagen wurden auf Duplikate und Fehler geprüft und anschließend gescannt und im PDF-Format gespeichert. Aufgrund des Umfangs und des allgemeinen Zustands einiger dieser Akten war dieser Vorgang teilweise relativ aufwändig. Einige Unterlagen umfassten mehr als 1.000 Seiten, und im Laufe der Jahre waren viele Ordner beschädigt worden.

Insgesamt scannte Iron Mountain mehr als 1,9 Millionen Seiten und erstellte 67.000 PDF-Dateien für sieben Abteilungen. Das Projekt umfasste 31 unterschiedliche Dokumenttypen, von Rechnungen und Steuerunterlagen bis hin zu Aufträgen und Pressemitteilungen.

Dennoch hatte HISPASAT stets vollen Zugang zu allen Unterlagen.“Einige Mitarbeiter konnten sich nur schwer von dem Konzept der papierbasierten Aktenverwaltung lösen, doch selbst zu Beginn der Digitalisierungsphase wurden uns Unterlagen bei Bedarf innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt“, berichtet Martín. “Wir konnten sogar Rechnungen aus dem Jahr 1993 abrufen.“

”Einige Mitarbeiter konnten sich nur schwer von dem Konzept der papierbasierten Aktenverwaltung lösen, doch selbst zu Beginn der Digitalisierungsphase wurden uns Unterlagen bei Bedarf innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt. Wir konnten sogar Rechnungen aus dem Jahr 1993 abrufen.”

Alberto Uttranadhie Martín Dokumentar HISPASAT

Nutzen

Iron Mountain hat praktisch alle Dokumente digitalisiert. Annähernd 90 Prozent der digitalisierten Unterlagen wurden anschließend sicher vernichtet. Zusammen mit den 50 Prozent, die bereits vorher aussortiert worden waren, konnte HISPASAT das Aufkommen physischer Unterlagen um etwa 95 Prozent reduzieren.

Dies war nicht nur im Hinblick auf den Umzug von HISPASAT in die neuen Geschäftsräume von großer Bedeutung. Gleichzeitig können nun bestehende Ressourcen sinnvoller genutzt werden, da die Verwaltung digitaler Dokumente wesentlich weniger Aufwand bedeutet als die Verwaltung von papierbasierten Unterlagen.

Gleichzeitig bildet die Digitalisierung der Unterlagen die Grundlage für effizientere Dokumentenverwaltungsprozesse bei HISPASAT. Im Rahmen einer umfassenden Produktivitätsinitiative sollen in Zukunft alle Unterlagen über Microsoft® SharePoint® digital verfügbar sein.

Das Digitalisierungsprogramm soll außerdem zu einem Umdenken im Unternehmen führen: Ziel sind laut der Unternehmensführung effiziente Arbeitsabläufe und eine so genannte Clean Desk-Strategie. Das trägt nicht nur zur Produktivitätssteigerung bei, sondern ist auch die Grundlage für übergeordnetere Unternehmensziele wie die ISO-Zertifizierung.

HISPASAT führt derzeit Microsoft® SharePoint® ein, um die etwa 2 Millionen PDF-Dateien sinnvoll zu verwalten. Für die Übergangszeit hat Iron Mountain durch die Kennzeichnung und Indexierung von Dokumenten die Durchsuchbarkeit von Papierakten deutlich verbessert.