Inholland University Für Angewandte Wissenschaften

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Fachhochschule Standardisiert Prozesse, Um Neue Vorgaben Zu Erfüllen

Durch Aktenzusammenführung an der Inholland University mit Hilfe von Iron Mountain können Compliance und Informationssicherheit verbessert und Abläufe effizienter gestaltet werden

HERAUSFORDERUNG:

Änderungen der gesetzlichen Vorgaben erfordern die Aufbewahrung von Prüfungsunterlagen für bis zu 7 Jahre, daher musste das Archivverwaltungsprogramm umfassend überarbeitet werden

LÖSUNG:

Externe Aktenaufbewahrung und Zusammenführung bestehender Aktenbestände sowie Einführung einer allgemeinen Archivierungsrichtlinie

NUTZEN:

Verbesserte Compliance, mehr Informationssicherheit und effizientere Geschäftsabläufe

Kunde

Mit mehr als 32.000 Studierenden, 26 Forschungseinrichtungen und 2.200 Mitarbeitern ist die Inholland University für angewandte Wissenschaften eine der größten Fachhochschulen in den Niederlanden. Die verschiedenen Fakultäten sind auf 8 Standorte verteilt, darunter Amsterdam, Den Haag, Rotterdam, Delft und Haarlem. Die Fachhochschule bietet ca. 80 unterschiedliche Studienprogramme an, beispielsweise in den Bereichen Gesundheit, Wirtschaft, Technologie oder Bildung.

Herausforderung

Die Inholland University muss ein umfangreiches papierbasiertes Archiv verwalten. Dazu gehören Akten aus dem Finanz- und Personalwesen, aber auch Studentenakten, die gemäß den Vorgaben des niederländischen Bildungsministeriums aufbewahrt werden müssen. Doch noch bis 2011 besaß die Fachhochschule keine allgemeine Archivierungsrichtlinie. Jede Abteilung hatte ihre eigene Archivstruktur. Einige Abteilungen lagerten ihre Akten mit Hilfe von zwei zugelassenen Dienstleistern aus, zu denen auch Iron Mountain gehörte. Andere verwalteten ihre Unterlagen vor Ort.

Doch gesetzliche Änderungen hinsichtlich der Aufbewahrung von Prüfungsunterlagen zwangen zum Umdenken. Marlies Heemskerk, Facilities Consultant und Leiterin des Archivierungsprojekts an der Inholland University für angewandte Wissenschaften, erläutert: “Bisher mussten wir die Unterlagen nur drei Monate aufbewahren. Das konnten wir vor Ort tun. Doch im Rahmen der neuen Vorgaben müssen wir die Unterlagen nun 2 bis 7 Jahre lang aufbewahren. Wir mussten unsere Archive also völlig neu strukturieren.“

“Für Überprüfungen und Zulassungen müssen wir stets flexibel auf Prüfungsunterlagen zugreifen können. Deshalb legen wir großen Wert auf schnellen Service und zuverlässige Verwaltung“

Marlies Heemskerk Facilities Consultant und Leiterin des Archivierungsprojekts Inholland University für angewandte Wissenschaften

Der Platz für die Aufbewahrung von Unterlagen an den einzelnen Standorten ist sehr beschränkt und das Anmieten von Archivräumen in der Innenstadt sehr teuer. Da lag es nahe, die Aktenverwaltung auszulagern. Die Fachhochschule entschied sich, eine allgemeine Archivierungsrichtlinie zu entwickeln, Prozesse zu standardisieren und durch die Beauftragung eines einzigen Dienstleisters Kosten zu sparen.

Die Inholland University erstellte ein Anforderungsprofil und holte Angebote von Iron Mountain und anderen Anbietern ein. Marlies Heemskerk erklärt: “Wir entschieden uns für Iron Mountain, da wir während der jahrelangen Zusammenarbeit bereits gute Erfahrungen gemacht hatten und wussten, dass das Unternehmen unsere Anforderungen genau kannte. Außerdem hatte uns Iron Mountain hinsichtlich der optimalen Archivstruktur sehr gut beraten und wir waren beeindruckt von dem äußerst benutzerfreundlichen Kundenportal. Wichtig waren für uns natürlich auch die Kosten und die schnelle Bereitstellung von Unterlagen.“

Lösung

Nachdem die Aufbewahrungsrichtlinie von Inholland aktualisiert und überarbeitet worden war, musste als nächstes das IM Connect Portal an die von der Fachhochschule gewünschte Archivstruktur angepasst werden. “Wir hatten einen einzigen Ansprechpartner im Iron Mountain Service Team, der immer verfügbar war,wenn wir Hilfe brauchten“, betont Marlies Heemskerk. “Dieser Ansprechpartner kannte sich bestens aus und konnte uns in jeder Situation helfen, obwohl wir unsere Anforderungen und die Portalstruktur ja zum größten Teil selbst entwickelt hatten. Das war wirklich eine große Unterstützung.“

Der nächste Schritt war die Zusammenführung der bestehenden Akten mit Hilfe von Iron Mountain. Die Unterlagen, die hierzu von anderen Unternehmen und Standorten abgeholt und zu Iron Mountain gebracht wurden, würden aneinander gelegt mehr als 1 Kilometer ergeben. Durch die Zusammenführung konnten die Kosten deutlich gesenkt werden.

Die Fachhochschule informierte außerdem alle Mitarbeiter im Rahmen eines internen Kommunikationsprogramms über die neue Aufbewahrungsrichtlinie und bemühte sich, die einzelnen Abteilungen davon zu überzeugen, die externen Archiveinrichtungen von Iron Mountain zu nutzen, um Prozesse zu vereinheitlichen und die Informationssicherheit zu verbessern.

Iron Mountain hat die externe Aktenverwaltung für die Inholland University in verschiedene Service Level gegliedert, die den unterschiedlichen Anforderungen angepasst sind. So stehen die Akten wahlweise innerhalb von vier Stunden oder am nächsten Tag zur Auslieferung bereit oder können zu einem vereinbarten Zeitpunkt abgeholt werden, um Kosten zu sparen.

Alle Archivierungs- und Bereitstellungsaufträge werden elektronisch über IM Connect abgewickelt. Normalerweise werden pro Monat ca. 30 Akten angefordert. “Das IM Connect Portal ist äußerst benutzerfreundlich“, bestätigt Marlies Heemskerk. “Iron Mountain schult unsere Mitarbeiter und stellt außerdem für gelegentliche Benutzer ein Handbuch zur Verfügung. Das Portal ist sehr zuverlässig. Bisher gab es keine nennenswerten Systemfehler oder Ausfälle.“

Alle Akten verfügen nun über eigene Aufbewahrungsfristen, und Iron Mountain kümmert sich um die sichere und nachhaltige Vernichtung von Akten, die diese Frist erreicht haben. Als Bestätigung wird ein entsprechendes Vernichtungszertifikat ausgestellt.

“Die Zusammenarbeit mit Iron Mountain war eine durchweg positive Erfahrung. Wir hatten nie das Gefühl, Kunden eines großen internationalen Unternehmen zu sein. Die Arbeit verlief vielmehr auf einem sehr persönlichen Niveau.”

Marlies Heemskerk Facilities Consultant und Leiterin des Archivierungsprojekts Inholland University für angewandte Wissenschaften

Nutzen

Die Akten der Inholland University werden heute exklusiv von Iron Mountain verwaltet. Nur so war es möglich, die Aktenstruktur zu vereinheitlichen und die Archivierungsabläufe zu standardisieren. Das zusammengeführte Archiv umfasst jetzt 7.500 Archivboxen. Wenn man alle Akten aneinander legt, ergibt das mehr als 4 Kilometer. Ein gut strukturierter Aktenbestand bedeutet mehr Transparenz, sowohl hinsichtlich der vorhandenen Unterlagen als auch hinsichtlich der Kosten.

Die Unterlagen sind bei Iron Mountain in Spezialarchiven untergebracht und damit schneller verfügbar. Das beschleunigt die Geschäftsprozesse und erhöht die Informationssicherheit.

Die Inholland University ist verpflichtet, die Qualität ihrer Programme und Kurse regelmäßig nachzuweisen. Compliance spielt dabei eine große Rolle. Marlies Heemskerk meint dazu: “Für Überprüfungen und Zulassungen müssen wir stets flexibel auf Prüfungsunterlagen zugreifen können. Deshalb legen wir großen Wert auf schnellen Service und zuverlässige Verwaltung.“ Das IM Connect Portal hat sich als äußerst wertvolles Werkzeug erwiesen. Es bietet umfassende Transparenz und einen effizienten Zugriff auf Akten. Außerdem kann die Fachhochschule die unterschiedlichsten Berichte abrufen, um den Überblick über die aufbewahrten Unterlagen zu behalten und die Archivierungskosten den unterschiedlichen Abteilungen zuzuordnen.

Marlies Heemskerk fasst zusammen: Die Zusammenarbeit mit Iron Mountain war eine durchweg positive Erfahrung. Wir hatten nie das Gefühl, Kunden eines großen internationalen Unternehmen zu sein. Die Arbeit verlief vielmehr auf einem sehr persönlichen Niveau.“