Zugang Zu Testamenten Aus 150 Jahren

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Mit der Archivierungsexpertise von Iron Mountain werden Testamente vom Nachlassdienst für künftige Generationen aufbewahrt – mit problemlosem Zugriff auf die gescannten Kopien

Herausforderung: Archivierung eines kontinuierlich wachsenden Bestands an Testamenten, die bis zum Jahr 1858 zurückreichen, unter Einhaltung der gesetzlichen Zugriffsbestimmungen
Lösung: Spezielles externes Archiv, das von 29 spezialisierten Mitarbeitern von Iron Mountain verwaltet wird
Mehrwert: Die nationalen Testamente werden in Großbritannien gemäß dem britischen Standard (BS 5454) archiviert. Dabei werden Woche für Woche rund 3.200 Testamente entsprechend den festgelegten Fristen abgerufen.

Kunde

Stellen Sie sich vor, wie ein letzter Wille und ein Testament verlesen werden. Vielleicht haben auch Sie jetzt das Bild vor Augen, das man aus dem Kino kennt: Mürrische Freunde und Verwandte sitzen in einer stickigen, holzgetäfelten Kanzlei. Zwischen Bergen von Unterlagen und Regalen voll mit alten Büchern warten sie darauf, zu erfahren, was der Verstorbene ihnen wohl vermacht hat. Mindestens einer unter ihnen hat ein dunkles Geheimnis.

Doch dieses Bild gehört heute der Vergangenheit an. Die Ahnenforschung ist inzwischen ein beliebtes und profitables Hobby und der Wunsch nach historischen Daten aus Testamenten explodiert. Daher ist der Nachlassdienst heute Ihr erster Ansprechpartner, wenn Sie sich schon immer gefragt haben, was Prinzessin Dianas, Charles Dickens' oder Charles Darwins letzter Wille war – oder welchem entfernten Verwandten Ihr Ur-Ur-Großvater seine weltlichen Güter vermacht hat.

Laut Gesetz müssen notariell beurkundete Testamente archiviert werden. Und so wären die Unterlagen des Nachlassdienstes 38 Kilometer lang, wenn man sie in einer Reihe aufstellen würde. Die ältesten Testamente stammen aus dem Jahr 1858, und das Archiv wächst ständig weiter. Neben Archivierungseinrichtungen muss der Nachlassdienst auch für den Zugang zu den Unterlagen durch Fachleute und Privatpersonen sorgen. Nach der gerichtlichen Testamentseröffnung ist der letzte Wille öffentliches Eigentum, und jeder ist berechtigt, eine Kopie von jedem beliebigen Testament zu verlangen.

Das Gesetz sieht die dauerhafte Archivierung von Testamenten vor. Das von Iron Mountain betriebene Hochsicherheitscenter bietet eine sichere und kontrollierte Umgebung für die Unterlagen und ermöglicht bei Bedarf einen schnellen und einfachen Abruf durch die Öffentlichkeit.

Sprecher
Nachlassdienst


Herausforderung

Früher war die Archivierung des Nachlassdienstes stark fragmentiert und Unterlagen konnten noch nicht eingescannt werden. Manche Testamente wurden in neunundzwanzig Kreisbehörden in ganz England und Wales archiviert, andere im Keller von Somerset House. Bei Hochwasser bestand hier jedoch die Gefahr, dass einige Räume unter Wasser standen.

Damit waren manche dieser Standorte schlicht ungeeignet für die Archivierung sensibler Unterlagen. Darüber hinaus gestalteten sich die Suche und das Abrufen der Unterlagen schwierig und zeitaufwändig.

Der Nachlassdienst brauchte also einen einzigen Ort, an dem alle Unterlagen für die nächsten Jahrhunderte sicher aufbewahrt werden konnten und der einen kostengünstigen Zugriff auf diese Dokumente ermöglichte. Hinzu kamen bestimmte Zielvorgaben. 95 Prozent der Anträge von Anwälten und Notaren müssen innerhalb von sieben Arbeitstagen und 85 Prozent der privaten Anfragen innerhalb von einem Monat ab Erhalt aller erforderlichen Informationen bearbeitet werden.

Lösung

Gemeinsam mit Iron Mountain wurde in Birmingham eine spezielle Einrichtung errichtet, in der alle Testamente aus England und Wales archiviert werden. Die Einrichtung mit der Bezeichnung Probate Records Centre ermöglicht die Ablage von Testamenten entsprechend den Anforderungen von BS 5454 für die Archivierung historischer Unterlagen. Die Einrichtung mit der Bezeichnung „Probate Records Centre“ ermöglicht die Ablage von Testamenten entsprechend den britischen Anforderungen BS 5454 für die Archivierung historischer Unterlagen.

Iron Mountain beschäftigt in dem Zentrum 29 spezialisierte Mitarbeiter, die auf Anforderung der Nachlassregister in England und Wales rund 3.200 Dokumente pro Woche abrufen. Der Nachlassdienst erhält eine aufbereitete, gescannte Kopie des gewünschten Dokuments. Diese wird gegen eine Gebühr von derzeit nur etwa 6 EUR an den Kunden weitergeleitet.

"Die Ahnenforschung ist landesweit zu einem beliebten Hobby geworden. Dadurch entsteht ein unerwarteter Bedarf an dem Abrufservice des Nachlassdienstes. Jahr für Jahr erhalten wir 20 Prozent mehr Anfragen nach Unterlagen."

Neil Bryan
Contract Manager für das
Nachlass-Archivcenter
Iron Mountain

Mehrwert

"Die sichere Archivierung der Nachlassunterlagen ist ein entscheidender Bestandteil der Nachlassverwaltung. Das Gesetz sieht die dauerhafte Archivierung von Testamenten vor. Das von Iron Mountain betriebene Archivcenter bietet eine sichere Umgebung für die Unterlagen mit kontrolliertem Raumklima und ermöglicht bei Bedarf einen schnellen und einfachen Abruf", erklärt ein Sprecher des Nachlassdienstes.

Die Testamente berühmter Persönlichkeiten werden immer wieder verlangt, denn die Leute sind offenbar fasziniert davon, was diese ihren Angehörigen und Freunden hinterlassen haben. Die Testamente von Prinzessin Diana und John Lennon sind am häufigsten gefragt. Meistens wird ein Testament jedoch nur einmal angefordert, weil jemand seinen eigenen Stammbaum zurückverfolgt.

Neil Bryan, Contract Manager bei Iron Mountain und zuständig für das Nachlass-Archivcenter, bestätigt: "Die Ahnenforschung ist landesweit zu einem beliebten Hobby geworden. Dadurch entsteht ein unerwarteter Bedarf an den Abrufdiensten des Nachlassdienstes. Jahr für Jahr erhalten wir 20 Prozent mehr Anfragen nach Unterlagen."