Finanzinstitut Archiviert Extern Nach Umzug

Themen: OUTSOURCING | PLATZ SCHAFFEN! | KOSTENREDUKTION | Archivmanagement

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Herausforderung:Aufgrund einer Fusion musste die Ribank ihre Hauptniederlassung verlegen. Das führte zu Platzproblemen bei der Dokumentenarchivierung.
Lösung: Das Unternehmen beauftagte Iron Mountain mit der Archivierung und dem Abruf von aktiven Unterlagen.
Mehrwert: Der Umzug konnte deutlich vereinfacht werden. Die Ribank erzielt dauerhafte Einsparungen, weil keine zusätzlichen Ressourcen erforderlich sind.

Kunde

Die Ribank ist einer der größten Finanzdienstleister der Niederlande und bietet seit über 55 Jahren Kreditfinanzierungen für den Automobilsektor. Sie gehört zur Crédit Agricole Group, dem größten französischen Finanzkonglomerat. Zudem ist die Ribank Mitglied des Verbands der Finanzdienstleister der Niederlande (VFN), was den Kunden zusätzliche Sicherheit bietet.

Herausforderung

2009 fusionierte die Ribank mit der InterBank, die ebenfalls im Privatkreditgeschäft tätig ist. Dabei wurde die jeweilige Markenidentität beibehalten. Für die Ribank bedeutete dies einen Umzug von Nieuwegein nach Amsterdam.

„Wir mussten uns also fragen, was mit unserem Archiv passieren soll“, erinnert sich Ton Kouwets, der das Umzugsprojekt der Ribank für verhuismanager.com BV leitete. „Es war von Anfang an klar, dass das bestehende Gebäude nicht genug Platz bot. Wir hätten also zusätzliche Räume anmieten müssen. Zudem wären Umbauarbeiten notwendig gewesen, denn die Gestaltung der Etagen entsprach nicht den Anforderungen.“

„Die Auslagerung ist kostengünstiger. Wenn wir unser Archiv in Amsterdam hätten unterbringen wollen, dann wären enorme Mietkosten und umfangreiche Änderungen an dem neuen Gebäude angefallen.“

Ton Kouwets
Berater
verhuismanager.com BV

Die Ribank entschied sich, das gesamte Archiv auszulagern. Aufgrund der positiven Erfahrungen, die Ton Kouwets zuvor mit Iron Mountain gemacht hatte, und der Tatsache, dass die InterBank bereits mit dem Unternehmen zusammenarbeitete, entschied man sich erneut für Iron Mountain. Ton erklärt: „Iron Mountain übernimmt auch die praktische Verwaltung des gesamten Archivs, sodass die Ribank keine zusätzlichen Mitarbeiter hierfür einstellen musste.“

Lösung

Das Team von Iron Mountain musste zehntausende Akten der Ribank katalogisieren und verpacken. Nach der Registrierung wurden alle Akten – hauptsächlich Richtlinien und Vertragsdokumente – in einem Archiv von Iron Mountain eingelagert.

Viele Akten beinhalteten jedoch das so genannte „Part III Logbook“, das in den Niederlanden als Garantie für Kfz-Versicherungen dient. Diese wichtigen Unterlagen wurden zunächst registriert und dann zur Archivierung in einem separaten Hochsicherheitsarchiv von den anderen Unterlagen getrennt.

Der gesamte Prozess konnte ohne Probleme abgeschlossen werden und Iron Mountain übernimmt seitdem die volle Verantwortung für die Verwaltung der archivierten Unterlagen der Ribank. Für Neukunden legen die Mitarbeiter der Ribank eine Akte an, die dann von Iron Mountain registriert und in das Archiv überführt wird.

In der Einrichtung von Iron Mountain werden die Akten in einer Umgebung mit kontrolliertem Klima aufbewahrt, um optimale Lagerbedingungen sicherzustellen. Darüber hinaus erfüllt die Einrichtung die Vertraulichkeitsund Datenschutzanforderungen.

„Iron Mountain übernimmt die praktische Verwaltung des gesamten Archivs, sodass die Ribank keine zusätzlichen Mitarbeiter hierfür einstellen musste.“

Ton Kouwets
Berater
verhuismanager.com BV

Über das Internetportal von Iron Mountain können die Mitarbeiter der Ribank archivierte Akten innerhalb einer festgelegten Frist anfordern. Iron Mountain bewahrt jede Akte während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf. Wenn diese abgelaufen ist, wird die Bank benachrichtigt. Die Akte kann dann entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen vernichtet werden.

Mehrwert

Obgleich die Mitarbeiter der Ribank an ein Archiv vor Ort gewöhnt waren, haben sie sich schnell auf die neue Arbeitsmethode eingestellt. „Jeder hat sich schnell an die neue Situation gewöhnt“, erklärt Ton Kouwets. „Das liegt auch daran, dass Iron Mountain Anfragen immer schnell bearbeitet.“

Die Ribank hat den Umzug erfolgreich gemeistert und das Unternehmen kann nun die Vorteile der Auslagerung nutzen. Da Iron Mountain das gesamte Archiv verwaltet, realisiert die Ribank erhebliche Kostenersparnisse.

Ton Kouwets fasst zusammen: „In dieser Situation ist eine Auslagerung kostengünstiger als die interne Archivierung. Wenn wir unser Archiv in Amsterdam hätten unterbringen wollen, dann wären enorme Mietkosten und umfangreiche Änderungen an dem neuen Gebäude angefallen.“