SGS Frankreich

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SGS France Case Study

SGS Frankreich

Automatische Rechnungsbearbeitung Senkt Kosten

SGS entscheidet sich für die GeschäftsprozessManagementlösung von Iron Mountain zur optimierten Verwaltung von Lieferantenrechnungen

Herausforderung:

Verbesserung der geschäftlichen Effizienz - Papierrechnungen waren aufwändig zu verarbeiten, die Analyse der aktuellen Kosten schwer möglich

Lösung:

Auslagern der Rechnungsbearbeitung über eine SaaS-ManagementPlattform an Iron Mountain

Mehrwert:

Eine um die Hälfte verringerte Bearbeitungszeit sowie eine jährliche Kosteneinsparung von €450.000 durch effizientere Prozesse

Kunde

Die 1878 in Rouen gegründete Firma SGS hat sich zum weltweit führenden Unternehmen in den Bereichen Produkt-Prüfung, -Inspektion, -Analyse und –Zertifizierung entwickelt. Das Unternehmen beschäftigt heute insgesamt 64.000 Mitarbeiter und verfügt weltweit über 1.250 Büros und Labors. In Frankreich hat SGS 2.450 Mitarbeiter, 23 Speziallabors führen hier sowohl Produktanalysen - vom Rohstoff bis zum Endprodukt - als auch Umweltinspektionen durch.

Herausforderung

Die Finanzabteilung, die für die Buchhaltung sämtlicher SGS Frankreich-Geschäftsbereiche zuständig ist, bearbeitet jährlich 80.000 Lieferantenrechnungen. Die Verwaltung dieser meist in Papierform gesendeten Rechnungen erfolgte in umständlichen internen Prozessen und erforderte die physische Handhabung des DokumentenWorkflows. Entsprechend aufwändig war für die einzelnen Betriebsbereiche die Erstellung der Kostenanalysen. SGS Frankreich entschloss sich daher, eine papierlose Lösung einzuführen. Zu den wichtigsten Zielen zählten dabei die Verringerung der Bearbeitungszeit für Lieferantenrechnungen, die Vereinfachung der Arbeitsabläufe sowie die Verbesserung der allgemeinen Betriebskostentransparenz. SGS wollte ebenfalls Rechnungen und Aufträge aus seinem elektronischen Oracle-Beschaffungssystem zusammenführen. Eine lückenlose Nachweiskette war unbedingt erforderlich.

Lösung

Eric Sarfati, Direktor für Verwaltung und Finanzwesen von SGS Frankreich, erklärt die Entscheidung für Iron Mountain wie folgt: „Die meisten Lösungen lösten das Problem des physischen Umgangs mit Dokumenten, boten jedoch keinerlei Workflow-Management. Iron Mountain war das einzige Unternehmen, das es uns ermöglichte, alle mit der Rechnungsführung verbundenen Arbeitsabläufe und-prozesse auf einer offenen Plattform zu verwalten, die an unsere spezifischen Anforderungen angepasst werden konnte. Wir haben jetzt lediglich einen Dienstleister für den gesamten Rechnungszyklus – vom Rechnungseingang bis hin zur Rechnungsvernichtung.“ Vor Einführung des neuen Systems wandte SGS Frankreich das Prinzip der internen Prozessabbildung an, um sicherzustellen, dass interne Prozesse im gesamten Unternehmen standardisiert wurden. Unter Einbeziehung dieser Analyse unterstützte Iron Mountain SGS bei der Entwicklung des Systems und deckt mit seinen Services jetzt den gesam-ten Prozess der Lieferantenrechnungs-bearbeitung ab, u.a. durch:

Referenzprojekt

Unternehmensdienstleistungen

  • Empfang und Einscannen von Rechnungen
  • Extrahieren von Unternehmensinformationen und Durchführung von Zulässigkeitsprüfungen
  • Verwaltung von Arbeitsabläufen zur Validierung und Buchführung
  • Anbindung an E-Procurement-Tools
  • Bereitstellung eines Remote Management Tools, einschließlich Zugriff auf sämtliche Rechnungen im PDF-Format
  • Bereitstellung von Dashboards und Überwachungsinstrumenten
  • Archivierung von Rechnungen in Papierform und ihre fachgerechte Vernichtung nach Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist

Die erste Phase des papierlosen Verfahrens umfasst das Einscannen der Rechnungen sowie das Extrahieren der zur Bearbeitung benötigten Informationen. Ist kein Auftrag vorhanden, so ermöglicht das System die automatische Vorabzuweisung von Rechnungen an die betreffende Kostenstelle, wozu eine Kombination unterschiedlicher Kriterien - so z.B. Name des Lieferanten und fakturiertes Unternehmen – herangezogen wird. Anderenfalls werden diese Angaben automatisch aus dem elektronischen Oracle-Beschaffungssystem abgerufen. Weitere Rechnungsangaben können von Hand ergänzt werden. Alle Aktionen, Validierungen, Kommentare und Unklarheiten werden durch das System nachverfolgt und mit Datum und Namen des Ausführenden dokumentiert. Dies ist von entscheidender Bedeutung für interne Revisionen.

Die Iron Mountain-Plattform indiziert anhand von Rechnungen 14 bis 25 Kriterien und überprüft, ob sie den gesetzlich vorgeschriebenen bzw. SGS-internen Buchführungsvorschriften entsprechen. Die Dokumente werden anschließend klassifiziert, sodass sie separat bearbeitet werden können. Eric Sarfati erklärt dazu: „Es gibt zwei Verfahren zur Rechnungserfassung. Zum einen gibt es an Aufträge gebundene Rechnungen und zum anderen Rechnungen wie z.B. für Stromverbrauch und Mietfahrzeuge, zu denen keine Aufträge vorhanden sind.“

Die Iron Mountain-Plattform erhält jetzt 80 Prozent der Lieferantenrechnungen von SGS Frankreich direkt, während der größte Teil der verbleibenden 20 Prozent von der Eingangsstelle weitergeleitet wird. Nicht konforme Rechnungen können automatisch per E-Mail an den Lieferanten zu-rückgeschickt werden, wobei die je-weiligen Problembereiche auf der Rechnung entsprechend markiert sind.

Mehrwert

Die Geschäftsprozess-Managementlösung von Iron Mountain ist ein Online-Service, dessen Kosten von der Anzahl der bearbeiteten Rechnungen abhängig sind. Daher musste SGS keine Investitionen in Server oder andere Geräte tätigen. SGS muss auch keine Schwankungen im DokumentenWorkflow bewältigen. Es gehört zu den Aufgaben von Iron Mountain, unterschiedliche Bearbeitungsvolumen zu bewältigen. Des Weiteren ist die Iron Mountain-Plattform individuell anpassbar. So wurde z.B. speziell für SGS mithilfe des elektronischen OracleBeschaffungswerkzeugs eine Anbindung an das Buchführungssystem erstellt.

In der Vergangenheit umfasste die Rechnungsbearbeitung ca. 15 unterschiedliche Prozesse – vom Rechnungseingang bis zur Archivierung, über interne Verteilung, Validierung, Fotokopieren und Buchführung. Die Iron Mountain-Lösung und die neuen SGS-Verfahrensregelungen verringern die Anzahl der zu verwaltenden Prozesse erheblich. Die dabei von den 40 Niederlassungen sowie der Rechnungsabteilung erzielten Zeiteinsparungen sind entsprechend groß.

Eric Sarfati äußert dazu: „Wir gehen davon aus, dass sich die Bearbeitungszeit für Lieferantenrechnungen auf die Hälfte verringert hat, was uns schätzungsweise eine jährliche Produktivitätssteigerung von €450.000 einbringt.“ Das System verkürzt zudem die Zeit, die zur Klärung von Unstimmigkeiten mit Lieferanten aufgewendet werden muss. Der Iron Mountain-Service ist jederzeit rund um die Uhr verfügbar und bietet Anwendern und Geschäftsbereichsleitern, die bestimmte Rechnungen überprüfen möchten, sicheren Zugriff. 25 Mitarbeiter von SGS nutzen die Iron MountainPlattform regelmäßig, wobei weitere 350 gelegentlich darauf zurückgreifen. Sie können Rechnungen verwalten, validieren oder einfach nur auf PDF-Kopien zugreifen. Es ist sogar möglich, sich die gescannte Rechnung im Oracle-System anzeigen zu lassen.

„Die leichte Handhabung durch alle Nutzer ist von unschätzbarem Wert“, schlussfolgert Eric Sarfati. „Der Informationsaustausch erfolgt viel flüssiger. So mussten z.B. die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung früher von einer Abteilung zur nächsten laufen, um die zur Erstellung von Kostenstudien benötigten Daten zu erhalten. Dies ist nicht länger erforderlich.“