End-To-End Service Vermindert IT- Und Archivrisiken

Themen: Externe Datenträgersicherung | Archivmanagement

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Herausforderung:Die Akquisition durch die US-amerikanische Emerson Electric stellte neue Anforderungen an das Archivmanagement und die Datensicherungsprozesse
Lösung: Extern gelagerte Datenbänder, Archivmanagement-Services, Einführung schlüssigerer Prozesse und verbesserte Sicherheitsmaßnahmen
Ergebnisse:Geschäftsrisiken vermindert und die Compliance mit internem Audit, Sarbanes-Oxley und dem deutschen Handelsgesetzbuch sichergestellt

Kunde

SSB Wind Systems GmbH & Co. KG (vormals SSB Antriebstechnik GmbH & Co. KG), gegründet 1970, ist ein deutscher Spezialist für Entwicklung und Produktion von elektrischen Rotorblattverstellsystemen (so genannten Pitchsystemen) sowie Schalt- und Steuerschränke für Windenergieanlagen. Das Unternehmen wurde 2009 vom USamerikanischen Energietechnikhersteller Emerson Electric (NYSE: EMR) gekauft und ist heute ein Teil des Konzerngeschäftsbereiches Industrial Automation.

„Unsere Unterlagen sind jetzt sicherer, wir haben einen genauen Überblick über unsere Archive, unsere Kosten sind viel transparenter und wir können den freigewordenen Lagerplatz viel besser für unser Unternehmen nutzen.“

Holger Gemassmer
IT Director
SSB Wind Systems

Herausforderung

Bislang hatte die SSB Wind Systems ihre Akten und Unterlagen im Haus archiviert. Jede Abteilung hatte ein Archiv und verwaltete die Akten entsprechend den in Deutschland geforderten Standards. Die Akquisition durch Emerson Electric brachte jedoch ganz neue Anforderungen für die Aufbewahrung der Akten.

Holger Gemassmer, IT Director bei SSB Wind Systems, erklärt: „Ein Teil einer großen US-Aktiengesellschaft zu sein heißt, dass für uns neue Konzernrichtlinien im Bereich Archivmanagement und Datensicherheit verbindlich sind. Bislang mussten wir vor allem die Anforderungen des deutschen Handelsgesetzbuches erfüllen. Jetzt sind wir gezwungen – zum Beispiel – auch für die internen Audits die Complianceanforderungen zu erfüllen und die Sarbanes-Oxley Regeln einzuhalten.“

Lösung:

Das Unternehmen musste das Daten- und Archivmanagement neu organisieren. Zunächst konzentrierte man sich auf die externe Lagerung von Backup-Bändern. Diese Bänder enthalten sämtliche elektronischen Unternehmensdaten und sind fundamentaler Bestandteil der Notfallpläne. Im Fall eines Absturzes der gesamten IT-Systeme, einer Naturkatastrophe oder eines Brandes stellen sie sicher, dass das Unternehmen weiter arbeiten kann.

SSB Wind Systems prüfte unterschiedliche Möglichkeiten und entschied sich schließlich für den Iron Mountain Datensicherungsservice. Holger Gemassmer sagt: „Iron Mountain passt perfekt zu uns. Das Unternehmen konnte uns genau die Leistungen anbieten, die wir benötigen. Iron Mountain unterstützt Emerson Electric in den USA, in Großbritannien und anderen Ländern. Das Unternehmen ist eine bekannte Größe, es gibt großes Vertrauen in deren Fähigkeiten. Als wir sagten, dass wir mit Iron Mountain arbeiten wollen erhielten wir sofort Zustimmung innerhalb des Konzerns.“

SSB Wind Systems führt tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Backup-Rotation durch. Alle fünf Wochen rotieren die Datenbänder zwischen dem Unternehmen und Iron Mountain. Die Bänder werden immer in einem sicheren Metallkoffer transportiert, zu dem ausschließlich SSB Wind Systems und Iron Mountain einen Schlüssel haben.

Die nächste Complianceaufgabe war die Durchsicht der Papierunterlagen und das Auslagern der Dokumentenarchive, um die von Emerson Electric geforderten internen Archivierungsvorgaben zu erfüllen. Auch hierfür benötigte SSB Wind Systems einen Partner – und nach internen Gesprächen mit den Verantwortlichen innerhalb des Konzerns entschied man sich erneut für Iron Mountain.

„Iron Mountain verfügt in unserer Nähe über beeindruckende Lagerkapazitäten. Wann immer wir die Akten brauchen, haben wir schnellen Zugriff darauf“, bestätigt Holger Gemassmer. „Außerdem erschien es uns sehr vernünftig für Bänder und Akten nur einen Anbieter zu beauftragen.“

Iron Mountains Onlineportal „IM Connect™“ war ein weiterer Pluspunkt. Es unterstützt SSB Wind Systems beim Indizieren und der Verwaltung der Akten und hilft die internen Prozesse schlank zu halten.

SSB Wind Systems setzt eigene Mitarbeiter ein, deren Aufgabe es ist, die Unternehmensarchive durchzusehen und ein Verzeichnis der archivierten Dokumente zu erstellen. Nachdem sie die Dokumente in Kartons verpackt haben, tragen sie als nächstes die Details einschließlich der Aufbewahrungsfristen in IM Connect ein. Dann übergibt SSB Wind Systems die Kartons zur sicheren Lagerung an Iron Mountain. Anfänglich lagerte Iron Mountain für die SSB Wind Systems rund 150 Kartons mit insgesamt rund 280.000 Blatt Papier. Doch die Zahlen steigen stetig und bald werden es über 2.000 Kartons sein (Prognose für 2013). Denn die Mitarbeiter der SSB Wind Systems sichten weiter die Archivbestände, um sie in die externe Langzeitarchivierung zu geben.

„Iron Mountain ist ein sehr professionell arbeitendes Unternehmen. Wir haben volles Vertrauen in seine Fähigkeiten. Wir haben jetzt durchgängige unternehmensweite Archivprozesse und damit eine verbesserte Compliance. Die Sicherheit ist entscheidend verbessert und wann immer wir Akten benötigen, haben wir schnellen und flexiblen Zugriff.“

Holger Gemassmer
IT Director
SSB Wind Systems

Ergebnisse

Indem SSB Wind Systems seine Bänder und die Papierarchive ausgelagert hat, ist das Unternehmen unternehmerisch besser abgesichert und erfüllt auch die neu hinzugekommenen Complianceanforderungen. Holger Gemassmer kommentiert: „Wir befinden uns hier in der Nähe eines Atomkraftwerkes. Auch eine Überschwemmung durch Löschwasser ist ein potentielles Risiko. Als weitere Gefahren sehen wir Brände oder Diebstahl. Wir reduzieren alle diese möglichen Bedrohungen mit dem Outsourcing unserer Akten bei Iron Mountain. Und ich sehe weitere Vorteile: Unsere Unterlagen sind jetzt sicherer, wir haben einen genauen Überblick über unsere Archive, unsere Kosten sind viel transparenter und wir können den freigewordenen Lagerplatz für unser Unternehmen nutzen.“

Benötigen die Mitarbeiter von SSB Wind Systems Dokumente, hat Iron Mountain eine Reihe von Zustell-Optionen. Iron Mountain bietet einen standarisierten 24-Stunden- oder einen 36-Stunden-Service an. Die Akten sind am nächsten oder übernächsten Tag auf dem Schreibtisch. In dringenden Fällen suchen die Iron Mountain Mitarbeiter eine bestimmte Akte aus einem Karton, scannen sie und schicken sie elektronisch an SSB Wind Systems. Holger Gemassmer fügt hinzu: „In allen Prozessen hat das IM Connect Portal eine Schlüsselrolle. Wir mussten für die elektronische Verwaltung unserer Unterlagen keine Software kaufen oder installieren, denn dieser Service ist webbasiert. Das Portal ist übersichtlich, sehr nutzerfreundlich und es beinhaltet umfassende Protokolle darüber, wo jede einzelne unserer Unterlagen abgelegt ist.“

Die Unternehmensunterlagen werden jetzt proaktiv verwaltet. Alle papierbasierten Akten sind formal verzeichnet und mit einer Aufbewahrungsfrist gekennzeichnet. Sobald die Vernichtung ansteht, kann Iron Mountain problemlos einen sicheren Prozess arrangieren. „Iron Mountain ist ein sehr professionell arbeitendes Unternehmen. Wir haben volles Vertrauen in seine Fähigkeiten“, schließt Holger Gemassmer. „Wir haben jetzt durchgängige unternehmensweite Archivprozesse und damit eine verbesserte Compliance. Die Sicherheit ist entscheidend verbessert und wann immer wir Akten benötigen, haben wir schnellen und flexiblen Zugriff.“