Eine Best Practices-Checkliste für Sicherungsbänder

Was braucht man für ein ausfallsicheres Backup-System? Beginnen Sie zunächst mit einem umfassenden Masterplan für die Vorbereitung, die Speicherung und den schnellen Zugriff auf wichtige Daten, und sorgen Sie dann für regelmäßige Tests und Updates.

Ein Pilot muss vor dem Start eine Checkliste mit Sicherheitsüberprüfungen abarbeiten. Ähnlich sollten Sie für das Daten-Backup und die Datenwiederherstellung in Ihrem Unternehmen über eine Best Practices-Liste verfügen. Bei optimaler Gestaltung gibt diese Liste Sicherheit und sorgt für Konsistenz in wichtigen Bereichen. Dabei sollten folgende Schritte durchgeführt werden:

  • Definieren eines Backup-Systems, mit dem geschäftskritische Daten im Bedarfsfall jederzeit zur Verfügung stehen
  • Messen der Systemleistung und Planung von konsistenten Verbesserungen
  • Ermitteln, welche Daten wie lange gesichert werden müssen, damit nicht benötigte Daten gelöscht werden können
  • Steigern der Unternehmensleistung, da keine zeitraubenden Diskussionen über die Daten-Backup-Strategie mehr erforderlich sind

Mit dem richtigen System sorgen Sie für konsistente und korrekte Backups und stellen sicher, dass geschäftskritische Daten leicht zu finden und wiederherzustellen sind.

Backup-System

Was braucht man für ein ausfallsicheres Backup-System? Beginnen Sie zunächst mit einem umfassenden Masterplan für die Vorbereitung, die Speicherung und den schnellen Zugriff auf wichtige Daten, und sorgen Sie dann für regelmäßige Tests und Updates.

1.Der Lebenszyklus von Sicherungsbändern

Auch wenn Sicherungsbänder auf den durchschnittlichen digitalen Verbraucher etwas veraltet wirken, Datenexperten in Unternehmen wissen: Die Bandsicherung ist immer noch höchst aktuell und eine äußerst praktische Form der Speicherung und Sicherung. Wenn sie korrekt durchgeführt wird, schützt die Datensicherung auf Bändern vor äußeren Bedrohungen oder Hackerangriffe.

Doch die externe Sicherung von Datenbändern fordert von Ihrem Unternehmen mehr als nur einfach neu erstellte Bänder an ein Archiv zu senden und sich alte Bänder bei Bedarf schicken zu lassen. Stellen Sie sich hierzu das Backup-System als ein System vor, das aus zwei Kreisläufen besteht, einem für ausgehende und einem für eingehende Daten.

Die folgenden Schritte müssen für ausgehende Daten eingehalten werden, um die Sicherheit und Integrität der Datensätze zu gewährleisten:

  1. Werfen Sie jedes Sicherungsband aus, sobald es beendet ist. Stellen Sie sicher, dass es korrekt ausgeworfen wurde. Tauschen Sie alle ausgeworfenen Bänder aus. Zählen Sie die Bänder, um sicherzustellen, dass alle Bänder wie geplant vorliegen und für den Transport bereit sind.
  2. Erstellen Sie eine elektronische Liste aller zu verschickenden Bänder. So kann der Empfänger die Lieferung überprüfen. Legen Sie die Datenträger in einen Spezialbehälter für den sicheren Transport.
  3. Bevor der Dienstleister die Datenträger abholt, vergleichen Sie sie nochmals mit der erstellten Liste. Stellen Sie sicher, dass die Behälter systematisch so gekennzeichnet sind, dass man immer weiß, welche Personen mit ihrem Inhalt in Berührung gekommen sind.
  4. Lagern Sie die zu versendenden Datenträger in einer klimakontrollierten Umgebung. Ab diesem Zeitpunkt sollte nur noch der beauftragte Dienstleister mit den Datenträgern in Kontakt kommen.

Der Zeitpunkt, an dem die Daten am meisten gefährdet sind, ist der Moment, an dem sie Ihr Gelände verlassen. Stellen Sie stets sicher, dass Sie Ihre Daten nur einem vertrauenswürdigen Mitarbeiter aushändigen. Fragen Sie nach einem entsprechenden Ausweis und einer ID mit Foto.

Auch der Zyklus für den Eingang von Daten bei der Rücklieferung von Datenträgern durch den Dienstleister sollte gut geplant werden. Sorgen Sie für einen strukturierten, konsistenten Umgang mit physischen Datenträgern:

  1. Lagern Sie eingehende Datenbänder in demselben sicheren und klimakontrollierten Bereich wie ausgehende Datenträger. Überprüfen Sie vor dem Entladen, ob die Lieferung vollständig ist.
  2. Legen Sie die eingehenden Bänder in ein sicheres Spezialregal.
  3. Senden Sie eine elektronische Abholliste an Ihren externen Dienstleister, sofern Sie keine speziellen Rückgabetermine vereinbart haben.

2. Mitarbeiterorganisation

Ein wichtiger Punkt bei diesen Best Practices ist die Kontrolle des Mitarbeiterzugriffs. Erstellen Sie eine Berechtigungsliste und überprüfen Sie diese regelmäßig, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Mitarbeiter Zugriff haben. Reagieren Sie umgehend auf personelle Veränderungen und stellen Sie sicher, dass die Berechtigungen bei Versetzungen oder Entlassungen umgehend entzogen werden.

Außerdem benötigen Sie einen Plan für die Wiederherstellung. Mindestens zwei Mitarbeiter sollten über Administratorrechte für das Backup- und Recovery-System verfügen. Weitere zwei Mitarbeiter sollten für die Wiederherstellung im Ernstfall verantwortlich sein.

3. Probleme gar nicht erst entstehen lassen

Natürlich können Fehler auftreten. Aber mit robusten Best Practices wird dies selten der Fall sein. Außerdem helfen sie, Fehler schnell zu erkennen und zu beheben.

Optimieren Sie Ihre Abläufe mit Hilfe von automatisierten Technologien, mit denen Sie und Ihr Dienstleister die ausgehenden und eingehenden Lieferungen abgleichen. Dazu sollte eine Barcode-Erkennung genutzt werden, damit Datenträger beim Transport durch einfaches Scannen verfolgt werden können. Entwickeln Sie ein System zur Protokollierung und Nachverfolgung von Abweichungen.

4. Regelmäßiges Testen der Wiederherstellungsabläufe

Auch das robusteste und sicherste System kann die Beschädigung digitaler Daten nicht immer verhindern. Der beste Schutz vor Katastrophen sind Best Practices für die Wiederherstellung solcher Daten. Dazu gehört beispielsweise, dass nur Datenbänder ausgelagert werden, die ausschließlich Datensicherungen der Onsite-Server enthalten. Außerdem sollten regelmäßige Stichprobenkontrollen erfolgen. Stellen Sie sicher, dass die Daten korrekt auf die Sicherungsdatenträger geschrieben werden, dass alle Daten für eine vollständige Wiederherstellung extern verfügbar sind und dass sie bei Bedarf umgehend zu Verfügung stehen.

Die Erstellung eines Offsite-Systems für die Datensicherung und -wiederherstellung ist ein äußerst vielschichtiger Prozess. Doch die Belohnung für die erfolgreiche Einführung eines solchen Systems ist die Sicherheit, für den Ernstfall gewappnet zu sein.

Haben Sie Fragen zu Datensicherung und Wiederherstellung? Lesen Sie weitere Wissenscenter-Beiträge zu diesem Thema oder kontaktieren Sie den Iron Mountain Kundenservice.