Vor-Ort-Reportage: Scannen on Demand ist ökonomisch die sinnvollste Lösung

Iron Mountain kümmert sich ganz klassisch darum, dass jeder Kunde die richtige Information, zum richtigen Zeitpunkt, im richtigen Format und am richtigen Ort wieder vorfindet." Mit dieser Aussage bringt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain den Geschäftszweck des Unternehmens, nämlich das Archiv- und Aktenmanagement, die externe Datenträgersicherung und -wiederherstellung und das Scannen und Digitalisieren auf den Punkt. Das Krankenhaus-IT Journal konnte sich in Hamburg einen Eindruck über die Dienstleistungen von Iron Mountain, des weltweit agierenden Experten für Informationsmanagement verschaffen.



Iron Mountain wurde bereits 1951 gegründet und verwaltet für Unternehmen und insbesondere auch für Einrichtungen im Gesundheitswesen weltweit Milliarden von Datenbeständen, darunter Geschäftsunterlagen, elektronische Dateien, medizinische Daten, E-Mails und vieles mehr. In Hochsicherheitsarchiven verteilt auf 1.000 Standorte in 39 Ländern lagern weltweit Geschäftsdokumente und medizinische Unterlagen.



Das Unternehmen beschäftigt weltweit 21.000 Fachkräfte und blickt auf 60 Jahre Erfahrung rund um flexible Lösungen im Informationsmanagement zurück. Ein eigenes DMS (Dokumenten-Management-System) wird nicht angeboten. Wird dies von einem Krankenhaus gewünscht, kooperiert das Unternehmen im deutschsprachigem Raum mit Optimal Systems in Berlin.



Im Bereich der Digitalisierung von älteren, papierbasierten Unterlagen geht Iron Mountain einen anderen Weg als seine Mitbewerber. Man unterscheidet hier zwischen Dokumenten auf die häufig und weniger häufig zugegriffen wird. Börgmann hält es ökonomisch nicht für tragbar sämtliche Dokumente, das heißt. auch jene mit niedriger Zugriffsrate, pauschal zu scannen. Denn nach erfolgter physischer Archivierung kann der Kunde je nach Bedarf entscheiden, die gewünschten Dokumente innerhalb kürzester Zeit physisch als Akte zur Verfügung gestellt zu bekommen oder die Dienstleistung „Image on Demand“ zu nutzen. Letzteres bedeutet, die gewünschten Dokumente werden erst auf Abruf gescannt und dann in einem ECM (Enterprise-Content-Management) zur Verfügung gestellt. In Deutschland verfügt der Iron Mountain über 13 Archivstandorte. Börgmann schätzt, dass Iron Mountain inzwischen 20 Millionen Regalmeter an physischen Akten weltweit einlagert.