Das Auffinden von Informationen auf Papier verlangsamt Ihr Arbeiten. Das Scannen und Digitalisieren ermöglicht Ihnen digitalen Zugriff auf benötigte Informationen – ganz gleich ob es sich um eine Kundenanfrage handelt oder ob Sie Pläne mit einem Team in einem anderen Land teilen möchten.

Intelligentes Scannen

Alle Ihre Akten zu scannen, ist in der Regel mit hohen Kosten verbunden und daher wenig sinnvoll. Iron Mountain scannt nur die Dokumente die auch in einem digitalen Format benötigt werden. Häufig genutzte Dokumente werden digitalisiert und sind sofort verfügbar. Selten genutzte Akten können on Demand gescannt werden.

Digitalisierung von Iron Mountain

Beim Scan von Akten und Dokumenten bieten wir Ihnen folgende Services:

  • Hochvolumiges Scannen aller archivierter Unterlagen
  • Scannen der bei uns eingelagerten Papierdokumente auf Anfrage (Image-on-Demand)
  • Scannen neuer Dokumente am selben Tag als Teil Ihres Arbeitsablaufs (z.B. Post- und Rechnungseingangsscannen)
  • Einbindung des Scanprozesses in Ihren aktuellen papierbasierten Arbeitsablauf und nahtlose Integration in die gängigsten Informationsmanagement-Systeme
  • Automatisches Extrahieren der Daten aus Formularen mit unserer Software, wobei selbst Barcodes und handschriftliche Eintragungen lesbar sind (OCR-Text-Rendering)
  • Zugriff auf Ihre eingescannten Dokumente über ein Online-Archiv jederzeit und überall
  • Best Practices für die Informationssicherung, den flexiblen Zugriff auf Daten und Unterlagen sowie richtliniengetreues Informationsmanagement (Compliance)

Image-on-Demand™

  • Sie benötigen umgehend ein von uns eingelagertes Dokument? Mit unserem Image-on-Demand™-Service ist das kein Problem. Wir prüfen die Qualität des Dokuments, scannen es und liefern es Ihnen innerhalb kürzester Zeit elektronisch. Das Original verlässt die sicheren Räumlichkeiten von Iron Mountain nicht.
  • Der Iron Mountain Image on Demand™-Service bietet Unternehmen eine kostengünstige Alternative zur vollständigen Digitalisierung Ihrer Archive, denn auf Grund des großen Informationsaufkommens ist es oftmals unnötig und kostspielig, den gesamten Dokumentenbestand einzuscannen und elektronischen abzulegen. Mit diesem nach Vorgängen abgerechneten Service erhalten Sie schnellen Zugriff auf wichtige Dokumente.

DMS Capture-Service

  • DMS Capture ist ein schneller, kostengünstiger Scan-Service, der einen standardisierten Prozess mit einer bestimmten Anzahl konfigurierbarer Optionen beinhaltet. Er ist schneller und einfacher einzurichten und durchzuführen als ein individueller Scan-Service, da Implementierungskosten entfallen und aufgrund von Standards sofort mit der Digitalisierung begonnen werden kann.
  • DMS Capture liefert Kunden digitalisierte Bilder von Dokumenten und Akten die in einer einheitlichen Verzeichnis- und Dateinamenstruktur abgelegt werden. Die Bilder und zugehörigen Metadaten werden über unseren sicheren FTP-Server oder auf verschlüsselten Medien zur Verfügung gestellt.
  • Mit Iron Mountain DMS Capture machen Kunden einen großen Schritt in Richtung einer digitales Arbeiten. Durch die Digitalisierung lassen sich Dokumente und Informationen schneller und einfacher auffinden, zudem ermöglicht sie den Zugriff von verschiedenen Standorten. Dadurch können Mitarbeiter unabhängig von ihrem Einsatzort produktiver und effizienter arbeiten.