Digitalisierung von Fahrtberichten in Logistikunternehmen
Kundenprojekte
So steigerte das Logistikunternehmen durch Digitalisierung die Effizienz und reduzierte Lagerkosten.
Branche
Logistik
Herausforderung
Verarbeitung und Lagerung der Fahrtberichte in Papierform verursachte hohe Kosten.
Lösung
Externes Scannen der Fahrtberichte.
Nutzen
- Reduzierte Lagerkosten.
- Höhere Effizienz durch schnellen Zugriff auf digitale Fahrtberichte.
- Deutliche Einsparungen bei den Prozesskosten.
Digitalisierung von Fahrtberichten erleichtert die Arbeit
Meyer Logistik ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit Sitz im Rhein-Main-Gebiet. Von hier aus wird eine Flotte von 1.200 Verteilerfahrzeugen und ein Team von rund 1.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gesteuert, die täglich rund 5.000 Supermärkte mit Lebensmitteln und temperaturempfindlichen Waren versorgen.
Ein wesentliches Instrument des Unternehmens sind die Fahrtberichte der Fahrer. Sie dokumentieren unter anderem, welche Stationen angefahren wurden und dienen als Grundlage der Frachtberechnung an die Kunden sowie für die Lohnabrechnung der Fahrer.
Die Fahrtberichte, von denen jeder durch einen aufgedruckten Barcode eindeutig identifizierbar ist, werden von den Fahrern täglich ausgefüllt. Sie können noch weitere Blätter umfassen, beispielsweise Lieferdokumente der Kunden.
Bundesweit führt Meyer Logistik monatlich bis zu 60.000 Touren durch. Mit Durchschnittlich 2,5 Touren am Tag, werden rund 25.000 Berichte im Monat ausgefüllt.
Allein in der Niederlassung Essen fallen monatlich rund 6.000 solcher Berichte an. Zu jedem Bericht gehören zusätzlich 2 bis 3 Anhänge (Lieferscheine, Rollkarten, usw.), die bei jedem Kunden unterschiedlich aussehen können, die aber auch als Grundlage für die Fracht- und Lohnabrechnung dienen. „Früher wurden die Berichte und Anhänge alle in Papierform archiviert”, erinnert sich Antoine Koll, Project Manager bei Meyer Logistik. „Dann haben wir beschlossen, ab einem bestimmten Stichtag diese Dokumente zu digitalisieren, um sie effizienter verarbeiten zu können und langfristig Lagerkosten zu sparen.”
Sauberer Prozess und schnelle Abwicklung
Das Einscannen der Fahrtberichte hätte allerdings technische Investitionen an jedem Standort sowie die Abstellung spezieller Mitarbeiter dafür erfordert. Deshalb suchte Meyer Logistik nach einem externen Partner.
Da die Fahrtberichte lohnrelevant sind, besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die elektronischen Dokumente müssen in diesem Zeitraum jederzeit abrufbar und einwandfrei lesbar sein. „Es gibt nicht viele Anbieter in Deutschland, die den dafür erforderlichen sauberen Prozess anbieten”, sagt Antoine Koll.
„Bei Iron Mountain hat uns zudem überzeugt, dass wir die eingescannten Fahrtberichte innerhalb von 48 Stunden nach Abholung bei uns im System haben. Das konnte kein anderer Anbieter garantieren.“
Von Anfang an lief alles problemlos und die Dokumente waren stets innerhalb des definierten Zeitraums verfügbar
Lückenloser Nachweis für alle Dokumente
Jeden Monat holt Iron Mountain® nun die Boxen mit den Fahrtberichten von den Meyer Logistik Standorten Berlin, Essen und Hamburg ab. Sie werden indexiert und innerhalb von 48 Stunden in den hauseigenen Scanzentren in Bochum und Hamburg eingescannt.
Jeder Fahrtbericht wird zuvor einzeln geprüft. Büroklammern oder Tackernadeln werden entfernt. Geknicktes Papier wird geglättet und Risse werden geklebt, um die Dokumente lesbar scannen zu können. Während des Scannens werden gescannte Lochungslöcher automatisch entfernt und leere Seiten übersprungen.
Nach dem Scannen erfolgt eine Kontrolle, ob wirklich alle leeren Seiten gelöscht wurden. Der gescannte Stapel wird mit Angabe der Box noch einmal indexiert. So entsteht eine lückenlose Nachweiskette, wo sich die Dokumente befinden und wer sie bearbeitet hat. Die Fahrtberichte selbst werden von Iron Mountain sicher gelagert und nach einem Monat vernichtet.
Ausweitung auf alle deutschen Standorte
Die gescannten Dokumente werden auf einen SFTP-Server hochgeladen, von wo aus sie von Meyer Logistik abgerufen und in das eigene System eingespielt werden. Allein im Oktober 2016 wurden auf diese Weise etwa 23.300 Belege, verteilt über die drei Standorte, verarbeitet.
„Von Anfang an lief alles problemlos und die Dokumente waren stets innerhalb des definierten Zeitfensters verfügbar”, so Antoine Koll. „Was ich bei Iron Mountain besonders gut finde, ist die Schnelligkeit der Rückmeldungen. Wenn es irgendeine Frage gibt, dann wird sofort darauf reagiert. Das ist für mich ein wesentlicher Faktor. Man hat einen Ansprechpartner und kann sich darauf verlassen.”
Was ich bei Iron Mountain gut finde, ist die Schnelligkeit der Rückmeldung. Wenn es irgendeine Frage gibt, dann wird sofort darauf reagiert. Man hat einen Ansprechpartner und kann sich darauf verlassen.
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