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E-Mail ist schnell und einfach – und riskant für Unternehmen
E-Mail ist in der heutigen Geschäftswelt ein allgegenwärtiges und äußerst kosteneffektives Kommunikationsmittel. Nach IDC-Schätzungen hatten geschäftliche E-Mails im Jahr 2006 ein Volumen von insgesamt einer Milliarde Gigabyte.
Aus Sicht der Risikobewertung ist alles, was solche Dimensionen und einen derartigen Wert hat, eine potenzielle Problemquelle. Dies trifft zweifellos auch für E-Mail zu. So sind E-Mails häufig die ersten Anhaltspunkte bei Rechtsstreitigkeiten. Inhalte von E-Mails können unsachgemäß, unangebracht oder illegal sein. Inhalte können vom Adressaten als Vertrauensbruch oder sogar als persönliche Bedrohung empfunden werden. Gesetzliche Vorschriften verlangen von Unternehmen die langfristige Archivierung von E-Mails, was zu einem drastischen Anstieg des Speicherplatzbedarfs und der damit verbundenen Kosten führte. Außerdem sind E-Mails nicht selten die bevorzugte Waffe von Hackern, um Viren zu verbreiten oder sich unzulässigerweise Informationen oder Identitäten anzueignen.
Iron Mountain bietet Ihnen ein umfassendes E-Mail Management
E-Mail Management ist umfassend und komplex und muss alle Aspekte rund um die E-Mail berücksichtigen: vom Erstellen über das Senden bis zum Sichern, Speichern und Löschen von E-Mails und deren Anhängen.
Iron Mountains Expertise im Bereich eRecords Management kommt auch beim E-Mail Management zum Tragen und unterstützt Sie bei der Lösung folgender Herausforderungen:
- Einrichtung eines rechtlich abgesicherten E-Mail-Management-Programms, das sich nahtlos in Ihre existierende Technologie einfügt.
- Reduzierung der mit E-Mails zusammenhängenden Haftungsprobleme, indem sichergestellt wird, dass nicht-konforme Mails vor dem Absenden erkannt werden, während freigegebene Inhalte auf geeignete Weise vor unbefugtem Abfangen geschützt werden.
- Kontrolle der Kosten zur Beweissicherung durch Senkung des E-Mail-Aufkommens. Zu diesem Zweck wird für die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschrichtlinien sowie für ein effizienteres Indizieren und Suchen archivierter E-Mails gesorgt.
- Verbesserte Gesamt-Effizienz des E-Mail-Managements durch Zusatzfunktionen wie etwa E-Mail-Archivierung und Einrichtung eines Standby-E-Mail-Systems, das beim Ausfall des Primärsystems in Minutenschnelle aktiviert werden kann.
Minimierung von Risiken, Komplexität und Kosten
Iron Mountains E-Mail Management Lösung minimiert die Risiken, die Kosten und die Komplexität für all jene Organisationen, die das Management der E-Mail-Kommunikation selbst in die Hand nehmen wollen:
- Bestandsaufnahme – Diese bildet die Grundlage für ein erfolgreiches E-Mail Management. Neben einer gründlichen Prüfung Ihrer Messaging-Systeme werden die bestehenden Verwaltungspraktiken ebenso wie die Anforderungen analysiert.
- Bewertung – Im nächsten Schritt werden die Resultate der Bestandsaufnahme formell ausgewertet. Dabei werden Risiken beschrieben, Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt und Empfehlungen gegeben, wie die Risiken in Ihren aktuellen Vorgehensweisen, Richtlinien und Abläufen reduziert werden können.
- Umsetzung – In dieser Phase werden die erarbeiteten Empfehlungen priorisiert sowie ein detaillierter Implementierungsplan ausgearbeitet, der Meilensteine, Zeitpläne, Kosten, Personalbedarf und erforderliche Schulungsmaßnahmen aufführt. Auf dessen Grundlage wird das Projekt durchgeführt.
> Informieren Sie sich über unseren Email Continuity Service
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