DIE FUNKTIONSWEISE UNSERER LÖSUNG

Die Funktionsweise unserer Lösung: Programm für das vorschriftenkonforme Archivmanagement

Iron Mountain verwendet eine praxisbewährte und sechs Stufen umfassende Methode, um zusammen mit den Kunden ein Programm für das vorschriftenkonforme Archivmanagement zu entwickeln.

1. Organisieren – Bestimmen des Programmumfangs (Geschäftseinheit, unternehmensweit, international usw.) und Einrichten von Funktionen und Verantwortungsbereichen innerhalb der Organisation auf Führungs-, Implementierungs- und Verwaltungsebene.
2. Bewerten – Bestimmen der vorhandenen Unterlagen und ihrer Position, Untersuchen vorhandener Richtlinien und Verfahren, Bestimmen von Risiko- und Gefährdungsbereichen, Analysieren und Beschaffen der gesetzlichen Archivierungsanforderungen, Bewerten der vorhandenen Implementierungsfähigkeiten und Aufstellen eines Masterplans.
3. Entwickeln – Bestimmen der Unterlagentypen, Bestandsaufnahme aller Datenbestände, Erstellen eines zusammenhängenden und umfassenden Schemas für die Unterlagenklassifizierung, Bestimmen der Anforderungen zum Führen von Unterlagen für alle Rechtssysteme, Zuweisen von Archivierungsfristen basierend auf gesetzlichen Anforderungen, Risikoüberlegungen und betrieblichen Anforderungen und Entwickeln eines umfassenden Archivierungsplans, der im gesamten Unternehmen konsistente Regeln bereitstellt.
4. Implementieren – Ein aus mehreren Phasen bestehender Ansatz, bei dem wir zuerst ein Grundprogramm einführen, das für alle Anwendungsbereiche gültig ist und anschließend weitere Komponenten gewichtet nach Risiko, Geschäftswert und Akzeptanz. Wir schneidern alle Anwendungsbereiche abdeckende Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu, wenden die Archivierungspläne auf die vorhandenen Unterlagen an, entwickeln zielgruppengerechte Schulungen und führen diese durch, und wir starten ein offizielles Programm.

5. Verwalten – Um die Datensicherheit, den Datenzugriff und die Datenintegrität wirksam verwalten zu können, führen wir mit Hilfe von Berichten und Sicherheitsmaßnahmen eine Klassifizierungs- und Vernichtungsüberprüfung ein, pflegen Schulungs-, Kommunikations- und Zertifizierungsprogramme, aktualisieren die Pläne, Richtlinien und Verfahren für die Archivierung, planen und budgetieren die Verwaltung, Umsetzung, Kontrolle und Verbesserung des Programms und wahren den Überblick über die entsprechende Geschäftseinheit.
6. Kontrolle – Jährliche Überprüfung aller wichtigen Komponenten, Bestimmen von Schwachstellen, Benchmarking von Prüfkriterien, Einflussnahme im Unternehmen zur Akzeptanz der Compliance und Bewerten der Wirksamkeit des Risikomanagements und Kostenmanagements für das Archivmanagement, Einbringen von Verbesserungsvorschlägen und Bestimmen von Abhilfemaßnahmen.