Finanzdienstleistungen
Informationsmanagement für Versicherer
Finden Sie die benötigten Informationen, wenn Sie diese brauchen
Kontaktieren Sie unsKonformes Archivmanagement, auf das Versicherungen bauen können
Sicheres Management Ihrer Informationen mit einer Lösung, der Versicherer vertrauen
Die Informationsexplosion ist ein Fakt. Täglich kommen mehr Kundendaten, neue Fälle und detaillierte Finanzinformationen in Ihr Unternehmen. Ganz zu schweigen von E-Mails, medizinischen Gutachten und Protokollen. Das alles auf sichere und einheitliche Weise zu verwalten ist eine unendliche Herausforderung.
Erfüllen Sie die Anforderungen an das Akten- und Informationsmanagement
Regulatorische Stellen sind ein natürlicher Bestandteil des Versicherungsgeschäfts. Ihre Fähigkeit, schnell auf Ihre Informationen zuzugreifen, ist bei Überprüfungen und Audits wichtig. Sie benötigen einen Plan, bevor Sie Unterlagen transportieren oder Daten übertragen. Wir haben die nötige Erfahrung und Größe, um Ihnen dabei zu helfen, akquirierte Unterlagen zu integrieren und Best Practice-Verfahren auf Ihr bestehendes Programm anzuwenden.
Durchdachtes Management von Fusionen und Übernahmen
Fusionen und Übernahmen nehmen in der Versicherungsbranche zu. Eine Gesellschaft oder eine neue Sparte zu akquirieren ist ein bedeutendes Ereignis und kann Ihr Informationsmanagement-Programm durcheinanderbringen. Due Diligence gewährleistet, dass dabei nichts schief geht. Wenn es aber darum geht, das Archivierungsprogramm eines akquirierten Unternehmens zu integrieren (sowohl physisch als auch elektronisch), kann die Aufgabe komplexer und teurer werden als erwartet.
KontaktZuverlässiger Zugriff auf Informationen, egal wo Sie sich befinden
Ihr Informationsmanagement-Programm sollte keine Nebensache sein
Unsere bewährte Inventory Governance-Lösung hilft, Ihre akquirierten physischen und elektronischen Daten zu analysieren, damit Sie identifizieren können, welche Unterlagen vernichtet und welche beibehalten werden sollten. Wir können Sie auch dabei unterstützen, redundante Anwendungen zu ermitteln, damit Sie nach der Fusion nicht zwei unterschiedliche Informationsprogramme ausführen. Indem Sie Ihr Programm zuordnen und einheitliche Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, um eine rechtssichere Vernichtung zu ermöglichen, bringen Sie das akquirierte Programm schnell mit dem gewünschten Programm in Einklang.
Vergeben Sie das Management Ihrer Altunterlagen extern, ohne Abstriche bei Zugriff oder Kontrolle machen zu müssen
Viele Versicherer lagern Unterlagen intern, entweder an einem zentralen oder dezentralen Ort (innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche), doch kann dieser Ansatz für Ihr Unternehmen riskant sein. Die Entscheidung, Teile Ihres Informationsmanagement-Programms auszulagern, bedeutet nicht, dass Sie die auf die Kontrolle oder den rechtzeitigen Zugriff auf Ihre wichtigen Informationen verzichten müssen.
Die führende Aktenmanagement-Lösung von Iron Mountain bietet Versicherern einen zuverlässigen, konformen und effektiven Prozess für die Archivierung von Unterlagen an einem sicheren Ort, kontrolliert den Zugriff auf die Akten, verfolgt die Akten und Daten nach und bietet rechtssichere Vernichtungsmöglichkeiten für solche Akten, die für die Vernichtung in Frage kommen.
- > 95 %der Finanzdienstleister nutzen unsere Lösungen für einen reibungslosen Betrieb
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- 2700Versicherungsunternehmen weltweit vertrauen auf Iron Mountain, um ihre Informationen zu schützen und ihren Wert zu steigern
Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen
In Deutschland gelten nicht nur für Privatpersonen, sondern auch für Unternehmen spezifische Aufbewahrungspflichten für Dokumente, darunter auch Versicherungsunterlagen. In der Regel müssen sie entweder 10 oder 6 Jahre aufgehoben werden.
- Aufbewahrungspflicht während der Versicherungsdauer: Während Ihr Vertrag mit der Versicherung läuft, bewahren Sie alle relevanten Unterlagen auf. Das ist wichtig, denn nur so können Sie im Fall von Schadensansprüchen oder falls andere Informationen von Ihnen angefordert werden, reagieren. Die Versicherungspolicen unterliegen grundsätzlich einer Frist von 10 Jahren.
- Aufbewahrungspflicht nach Versicherungsende: Läuft die Versicherung aus oder haben Sie diese gekündigt, müssen Sie die Unterlagen für 6 Jahre nach Ablauf der Versicherungszeit weiterhin aufbewahren. Besonders wichtig ist die Aufbewahrungsfrist für Versicherungsunterlagen wie die Versicherungspolice, aber auch das Kündigungsschreiben.
- Digitale Aufbewahrungsfristen: Arbeiten Sie als Versicherungsgesellschaft mit digitalen Unterlagen, gelten dieselben Fristen. Elektronische Formate sind ebenso rechtsgültig wie Papierunterlagen – sofern Ihr Vertragspartner die digitalen Unterlagen in seinem System unterstützt.
Ganz gleich, um welche Art von Unternehmensversicherung es sich handelt – die Aufbewahrungspflichten gelten für alle relevanten Versicherungsunterlagen, von der Betriebshaftpflicht, über die Berufshaftpflicht, bis hin zur Vermögensschadenhaftpflicht und diversen Firmensachversicherungen. Unternehmen sollten die Aufbewahrungsfristen unbedingt einhalten, um angeforderte Versicherungsunterlagen vorlegen zu können. So umgehen sie im Rechtsstreit mitunter hohen Strafen.
Iron Mountain bietet mit Policy Center die Möglichkeit, Ihre Unternehmensunterlagen einfach und rechtskonform zu handhaben – mit der Plattform können Sie den Lebenszyklus Ihrer Informationen effizient und nach geltenden Vorschriften verwalten. Sprechen Sie uns an!
Unsere Dienstleistungen
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