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ÖFFENTLICHE AUFTRAGGEBER

Arbeiten Sie mit einem zuverlässigen Partner zusammen. Reduzieren Sie Risiken und Kosten. Sorgen Sie mit uns für ein sicheres, effizientes und modernes Informations- und Datenmanagement.

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INFORMATIONSMANAGEMENT FÜR ÖFFENTLICHE AUFTRAGGEBER IN DEUTSCHLAND

Iron Mountain schützt, was Ihnen am wichtigsten ist

Kontaktieren Sie uns, um mehr über die Aufbewahrung und Digitalisierung von Dokumenten und Daten und die Einführung der eAkte zu erfahren.

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DIE NEUE INFORMATIONSLANDSCHAFT

Akten beinhalten nicht mehr nur Papierdokumente, Zeitstempel, handschriftliche Briefe oder Notizen. Da immer mehr Arten von digitalen Informationsformaten eingeführt werden, sind Organisationen weiterhin mit einem exponentiellen Anstieg der Menge an zu verwaltenden Informationsbeständen konfrontiert. Kombiniert mit dem Druck durch sich ändernde Richtlinien, knappe Budgets und Ressourcen, ist die Weiterentwicklung des Archiv- und Informationsmanagements wichtiger denn je.

Mit dem Ziel einer elektronischen Akte in Deutschland stehen öffentliche Auftraggeber vor der Herausforderung, mit den Richtlinien für Informationsmanagement und -governance Schritt zu halten. Eine der größten Herausforderungen ist das enorme Wachstum der physischen und digitalen Datenbestände. Dabei ist die eAkte weit mehr als nur digitalisiertes Papier.

Sind Sie bereit für die digitale Verwaltung?

Wir unterstützen Sie auf dem Weg zur digitalen Verwaltung, Gemeinsam bestimmen wir Ihren digitalen Reifegrad, planen Ihre nächsten Schritte und begleiten die Umsetzung. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.


UNSERE SERVICES

Akten- und Informationsmanagement

Mit Iron Mountains umfangreichen Services zum Akten- und Informationsmanagement können Sie Zeit, Ressourcen und wertvolle Lagerflächen zurückgewinnen. Dabei behalten Sie die volle Kontrolle und den Zugriff auf Akten und Dokumente bei Bedarf. Um die gesamte Bandbreite Ihrer Aufbewahrungs-, Speicher- und Zugriffsanforderungen zu erfüllen, umfassen unsere Dienstleistungen ein vollständiges Informationsmanagement über den gesamten Lebenszyklus, von der Bestandsverwaltung bis hin zur sicheren Vernichtung, sowie sicheren Transport, Beratung und Workflows. Wir stellen für Sie eine reibungslose Archivverwaltung sicher, so dass Informationen an diejenigen weitergeleitet werden, die sie benötigen, wann immer sie sie benötigen, und ermöglichen eine effiziente und digitale Verwaltung.

Die Deutsche Rentenversicherung Bund ist bspw. seit 2013 zufriedener Kunde von Iron Mountain.

Richtlinien einhalten

Öffentliche Auftraggeber müssen strenge Vorschriften erfüllen. Dies kann eine Belastung für Ressourcen und Zeit sein. Sie können sich darauf verlassen, dass Iron Mountain mit seinen Archivierungs- und Verwaltungsdienstleistungen für den öffentlichen Sektor alle Anforderungen erfüllt und höchste Sicherheit bietet.

Digitalisierung von Akten

Wir wissen, dass es selten eine sinnvolle Strategie ist, 100% der vorhandenen Akten zu scannen. Deshalb bieten wir Ihnen einen intelligenten Ansatz für die Bildverarbeitung und Dokumentenkonvertierung, der auf die individuellen Zugangs- und Budgetanforderungen Ihrer Behörde zugeschnitten ist. Häufig abgerufene Dokumente werden gescannt und sofort verfügbar gemacht; selten abgerufene Dokumente werden erst nach Aufforderung gescannt und dann über unseren Image on Demand Service ausgeliefert. Dieser Ansatz minimiert die Konvertierungskosten und erfüllt gleichzeitig Ihre Anforderungen an den Dokumentenzugriff. Unsere Scanning-Services setzen wertvolle Ressourcen frei, während sie sicherstellen, dass Informationen jederzeit zugänglich und nutzbar sind.

Elektronische Akte: eAkte-Anwendungen

Das Ziel ist politisch klar gesteckt: Im Jahr 2013 verabschiedete der Bundestag das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden. Ein Kernelement stellt die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) dar. Im § 6 EGovG heißt es hierzu: „Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden.“

Iron Mountain erarbeitet für Sie ein ganzheitliches, regelkonformes und sicheres Konzept nach Ihren Anforderungen. Dabei legen wir ein besonderes Augenmerk auf die Integration Ihrer bestehenden Akten, die Compliance und die Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen. Damit bleiben Ihre papierbasierten Informationen auch in eAkte-Anwendungen verfügbar und bearbeitbar.

Datenmanagement

Was wäre, wenn Sie elektronische Daten unabhängig von Format, Medium und Standort verwalten könnten? Wir sind uns bewusst, dass die Aufrechterhaltung eines sicheren, ununterbrochenen und kostengünstigen Zugangs für digitale Behörden von wesentlicher Bedeutung ist und eine Herausforderung darstellt. Wie können Sie Daten sicher speichern und darauf zugreifen, während Sie sich an den Richtlinien und Gesetzen von Bund und Ländern orientieren und gleichzeitig mit begrenzten IT-Budgets konfrontiert sind? Iron Mountain bietet ein umfassendes Portfolio an Methoden, Tools und Services, um die Art und Weise, wie Daten gespeichert, geschützt, abgerufen und verwaltet werden, anzupassen.

FALLSTUDIEN

Lesen Sie unsere Fallstudien und erfahren Sie, wie wir anderen Organisationen des öffentlichen Sektors geholfen haben:

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