Wichtige Geschäftsunterlagen identifizieren und schützen

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Integrierte Lösungen archivieren wichtige Geschäftsunterlagen sicher, aber jederzeit abrufbar.

1. Dezember 20237 Min.
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Wichtige Geschäftsunterlagen identifizieren und schützen

Aktiv genutzte Geschäftsunterlagen sind für Unternehmen und Institutionen überlebenswichtig. Sie betreffen alle Bereiche, die zur Funktionsfähigkeit der Organisation beitragen – Vertriebssysteme, Kundendaten, interne Maßnahmen und vieles mehr. Wichtige Geschäftsinformationen müssen einerseits gegen unbefugten Zugriff geschützt werden, andererseits jedoch jederzeit in vollem Umfang für die zuständigen Stellen verfügbar sein.

Integrierte Lösungen erfüllen beide Funktionen – und geben Aufschluss über Urheberschaft, Inhalt und Fundstelle jeder Information, ob sie nun in Papierform, in digitaler Form oder in einem standortfernen Archiv vorliegt.

Es ist kein Geheimnis, dass der Löwenanteil der Geschäftsunterlagen, die Unternehmen laut Gesetz für eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahren müssen, ohne Belang für den täglichen Routinebetrieb ist. Die meisten dieser Akten werden bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht nie wieder abgerufen. Sie werden nur deshalb in die systematische Akten- und Datenverwaltung einbezogen, weil dies vorgeschrieben ist. Außerdem können historische Informationen durchaus plötzlich wichtig werden. Ein Unternehmen weiß nie, ob nicht im Rahmen einer Revision oder eines Rechtsstreites oder nach einem schweren Zwischenfall doch einmal Bedarf an diesen Unterlagen besteht.

Akten kategorisieren

Strukturiert man die Aktenablage anhand von Kategorien, lässt sich der Records-Management-Prozess recht einfach an die Häufigkeit der Zugriffe auf bestimmte Arten von Akten anpassen.

Inaktive Dokumente, die nur noch archiviert sind, um die Aufbewahrungspflicht zu erfüllen, lagert man am besten aus. Auf diese Weise werden Kosten und wertvoller Platz am Unternehmensstandort gespart. Standortfern abgelegte Akten sind dennoch bei Bedarf zugänglich, entweder indem man sie zum Unternehmensstandort transportiert, oder indem man sie bei Bedarf einscannen lässt. Zwar ist es wichtig, die Integrität dieser Akten sicherzustellen, aber da es sich um inaktive Dokumente handelt, ist eine weniger strenge technische Absicherung vertretbar.

Aktiv genutzte und wichtige Geschäftsunterlagen kommen täglich im Rahmen der Routine-Arbeitsprozesse zum Einsatz. Sie werden für den Dialog mit Kunden benötigt und sind für den Geschäftserfolg relevant. Ohne Zugriff auf diese Unterlagen können bestimmte Mitarbeiter ihre Arbeit nicht ordnungsgemäß ausführen, sodass sich wichtige Prozesse verzögern. Akten dieses Typs sind der Lebensnerv jedes Unternehmens. Nach einem schweren Zwischenfall gehören sie zum Ersten, was das Unternehmen wiederherstellen muss.

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So schützen Sie Ihre Akten

Aktive Akten müssen mit geeigneten technischen Mitteln geschützt werden und erfordern zudem ein strategisches Ablagekonzept, mit dem unternehmensweit auf sie zugegriffen werden kann und zugleich Sicherheitsrisiken auf ein Mindestmaß reduziert werden. Anders ausgedrückt: Die wichtigsten Geschäftsunterlagen müssen in der Regel jederzeit und überall zugänglich sein, gleichzeitig aber gegen Hacker und sonstige schwere Zwischenfälle geschützt werden. Eine integrierte Records-Management-Lösung gewährleistet beides – Verfügbarkeit und Sicherheit.

1. Standortferne Ablage. Suchen Sie sich einen externen, aber nahe gelegenen, klimatisierten Archivierungsstandort mit moderner Sicherheits- und Brandbekämpfungstechnik. In einem solchen Archiv sind Geschäftsunterlagen vor Staub, Feuchtigkeit, menschlichen Irrtümern und nahezu jeder vorstellbaren Naturkatastrophe geschützt. Über eine benutzerfreundliche Web-Schnittstelle lässt sich das gesamte abgelegte Akteninventar von beliebigen Standorten aus durchsuchen und verwalten.

Die langfristigen Vorteile einer ausgelagerten Aktenarchivierung sind nicht auf den physischen Schutz beschränkt. Durch ein skalierbares Aktenablageprogramm lassen sich Ressourcen konsolidieren und zugleich mit der Flexibilität ausstatten, die in der heutigen Geschäftswelt unabdingbar ist. Zieht das Unternehmen in eine andere Stadt um oder erlebt es eine Phase intensiver Expansion, bleiben der uneingeschränkte Zugriff auf die Unterlagen und die Transparenz der Ablagepraxis voll erhalten. Im Bedarfsfall kann ein national tätiger Informationsmanagement-Partner die Akten sogar an einen neuen Archivierungsort transportieren – die Verantwortung für die Sicherheit bleibt in seiner Hand.

2. Elektronisches Dokumentenmanagement. Ein System zur elektronischen Dokumentenverwaltung ermöglicht die umfassende Steuerung des Zugriffs auf digitale Kopien wichtiger Geschäftsunterlagen und die Rückverfolgbarkeit der Dokumentenzugriffe zu Revisionszwecken. Wenn sich Vorschriften ändern sollten, können die Records-Manager die neuen Regeln und Verfahren für Geschäftsunterlagen systematisch umsetzen.

Durch Digitalisierung aktiver Akten wird die Erschließung abgelegter Akten vereinfacht; die wichtigsten Unterlagen des Unternehmens können für alle zuständigen Mitarbeiter vom Computer aus zugänglich gemacht werden. Verzögerungen bei der Bereitstellung angeforderter Unterlagen werden so weitgehend vermieden, und die betroffenen Abteilungen können effizienter arbeiten.

3. Datensicherung im Hybridverfahren. Datenwiederherstellungspläne müssen der Dringlichkeit Rechnung tragen, mit der Geschäfts-, Gehaltsabrechnungs- und andere wichtige Daten nach einem schweren Zwischenfall zum Abruf bereitstehen müssen. Angenommen, alle Server am Unternehmensstandort werden bei einem Brand zerstört. Am externen Archivierungsstandort sind alle für die Wiederherstellung der Systeme benötigten Daten vorhanden, aber wie lange dauert es, bis die wichtigsten Daten verfügbar sind, wenn alles planlos in einem riesigen Archiv verstaut wurde?

Nicht ohne Grund sind Unternehmen verpflichtet, ihre Daten zu sichern. Am besten wendet man dabei mehrere verschiedene Methoden an, so dass die wichtigsten Daten im Bedarfsfall praktisch ohne Zeitverzug über ein Hochleistungssystem abrufbar sind und nicht mühsam herausgesucht werden müssen.

Aktive Daten sind das wichtigste Wirtschaftsgut jedes Unternehmens. Um jedoch ihr gesamtes Potenzial nutzen zu können, muss man sie mit allen verfügbaren Mitteln schützen. Ein vertrauenswürdiger Partner, der über strategisch verteilte Archivierungsstandorte verfügt und in der Lage ist, die besonderen Anforderungen jedes seiner Kundenunternehmen nachzuvollziehen, kann all diese Mittel zum Schutz vor Sicherheits- und anderen Geschäftsrisiken bereitstellen.