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Webinar: Digital Workflow – so gelingt die unternehmensweite Transformation

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Digitale Prozesse – wo stehen die Unternehmen bei der unternehmensweiten Transformation?

Laut Accenture versteht die Mehrheit der Unternehmen (55%) unter dem Begriff digitale Transformation lediglich die Digitalisierung des bestehenden Geschäftsmodells. Das Potential neue Geschäftsmodelle hervorzubringen wird weitgehend vernachlässigt - nur 28% der befragten Unternehmen setzt den Begriff digitale Transformation mit der Entwicklung neuer digitaler Geschäftsmodelle gleich. Allerdings bedeutet digitale Transformation in vielen Bereichen, zunächst einmal den Schritt zu digitalen Daten zu machen.

Akten Digitalisieren lohnt sich bei hoher Akten-Aktivität

Digitalisierung soll kein Selbstzweck sein. Jede Investition muss auf Dauer einen konkreten Mehrwert erzielen und dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu optimieren: schnellerer Informationszugriff, gesteigerte Mitarbeiterproduktivität, Kostenreduktion und Risikominimierung.

Geschäftsunterlagen haben einen ökonomischen Wert: Solange sie in Gebrauch sind, ist dieser meist höher als die damit verbundenen Kosten. Die Digitalisierung lohnt also bei Akten, die häufig benötigt werden, beispielsweise HR-Akten, Rechnungseingänge und weitere, originäre Prozesse innerhalb des Geschäftsmodells.

Dabei gilt immer: Je früher ein Prozess digitalisiert wird, desto höher sind die Einsparungen. Ein vollständig digitaler Prozess hat die höchsten Effizienzpotenziale - je höher der Automatisierungsgrad, desto höher der Nutzen. Je umfassender die Ablage im elektronischen Archiv ausfällt, desto transparenter gestalten sich die Prozesse.

 

Best Practice: Digitale Prozesse – worauf sollten Sie achten?

  • Saubere Analyse der betroffenen Bereiche: Es geht nicht nur darum, einen aktuell physischen Prozess lediglich eins zu eins "in digital" zu übersetzen, sondern den Blick zu weiten auf die Möglichkeiten durch die Digitalisierung.
  • Keine überdesignte Lösung, die zu komplex wird: Der normale Anwender muss den Prozess mit geringem Schulungsaufwand verstehen.
  • Keine Einzellösungen für jeden Prozess: Erarbeiten einer Lösung, die strategisch aufgestellt ist und von mehreren Abteilungen benutzt werden kann.
  • Nicht zu viel auf einmal wollen, sondern mit praktikablem Business Case beginnen und schnell erste Erfolgserlebnisse, sowohl finanziell als auch für die Mitarbeiter erzielen.

 

Best Practice: Prozessanalyse in 6 Schritten

1. Ziel des Prozesses definieren

Es ist wichtig, immer das Ziel vor Augen zu behalten, das mit einem Prozess verfolgt wird. Vor allem bei historisch gewachsenen Prozessen besteht die Gefahr, dass viele Teilprozesse angestoßen und entwickelt werden und dabei das eigentliche Ziel des Prozesses aus den Augen verloren geht.

2. Ist-Prozess darstellen

Prozess so darstellen, wie er wirklich in der Praxis ist. Hierbei gilt es alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter einzubeziehen, um festzustellen, welche Workarounds tatsächlich in der Praxis anfallen, und wirklich alle Prozessschritte zu dokumentieren.

3. Dokumententypen identifizieren

Handelt es sich um einen dokumentenbezogenen Prozess, müssen die Dokumententypen identifiziert werden.

4. Dokumententypen Prozessschritten zuordnen

Die Dokumententypen müssen den jeweiligen Prozessschritten zugeordnet werden. So erschließt sich auch häufig, weshalb sich bestimmte Prozesse so gestalten, wie sie aktuell gelebt werden.

5. Prozessvereinfachungen erarbeiten

Ein sehr wichtiger Schritt in der Prozessanalyse ist es, zu erarbeiten, wie der Prozess vereinfacht werden kann: Kann auf bestimmte Dokumente verzichtet werden? Wie können Genehmigungsworkflows reduziert, vereinfacht oder automatisiert werden?

6. Soll-Prozess definieren

Exakte Ausarbeitung und Formulierung des Soll-Prozesses, um diesen schließlich technisch umsetzen zu können.

 

Das Ganze im Blick: Raus aus den Silos

Statt auf viele Einzellösungen (es gibt unzählige gute auf dem Markt) zu setzen, empfiehlt es sich auf eine bereichsübergreifende Gesamtlösung zu setzen, um übergreifendes Arbeiten zu ermöglichen. Abteilungen oder Abteilungsbereiche sollten nicht einzeln, sondern im Unternehmenskontext gesehen werden. Es ist sinnvoll, einen Workflow mit einer übergreifenden Informationsbasis zu entwickeln, der alle Bereiche und Systeme berücksichtigt

Beispiel HR-Workflow

Wenn ein Mitarbeiter eingestellt wird, ist nicht nur die Personalabteilung involviert. Der Prozess erstreckt sich von der Personalabteilung über Einkauf (Beschaffung Laptop etc.), IT (Einrichtung von Zugängen), Facility Management (Bereitstellung von Büroflächen, Büroausstattung), Legal (Unterstützung bei Rechtsstreitigkeiten, Vertragsmanagement) und Betriebsrat (Informationspflichten) bis hin zum Compliance Officer (Überwachung Mitarbeiter Trainings zu Compliance-Themen).

 

Papier und Digital - Bestmögliche Integration zweier Welten

Trotz der enormen Zunahme digitaler Kommunikation ist das komplett papierlose Büro in der Realität noch nicht angekommen. Unternehmen arbeiten in der Regel zweigleisig - digital und papierbasiert und lagern weiterhin physische Akten und Dokumente, auf die sie jedoch weiterhin Zugriff benötigen.

Bei der Erarbeitung einer Lösung, die beide Welten verbindet, gilt es immer folgende Aspekte zu berücksichtigen:

  • Welche Dokumente werden für den Prozess benötigt?
  • Liegen diese Informationen bereits digital vor oder müssen sie zunächst digitalisiert werden?
  • Wer soll Zugriff bekommen und über welches System? (nur intern oder auch von Außendienst oder Kunde?)
  • Lassen sich Daten direkt per Online-Zugriff eingeben?
  • Wie können Sicherheit und Compliance gewährleistet werden?
  • Archivverwaltung (= physisches Archiv): Können die Dokumente nach der Digitalisierung direkt vernichtet werden oder wie lange müssen sie noch physisch aufbewahrt werden?
  • Integration in die Unternehmenssysteme (z.B. Oracle, SAP) um Doppelhaltung zu vermeiden

 

Wir helfen gerne weiter

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